A não emissão de nota fiscal pode configurar sonegação de imposto, o que é crime e passivo de multa. A forma mais simples e fácil de fazer a emissão é através de um programa para emitir nota fiscal.
No mercado há muitas opções de sistemas e isso pode gerar confusão no momento da escolha do melhor software de nota fiscal, por isso vamos ajudá-lo a escolher o melhor e tirar as principais dúvidas sobre o assunto, aproveite!
Por que é necessário emitir nota fiscal?
A nota fiscal é o documento que comprova a existência de uma transação comercial, serve para fins de contribuição de impostos e também é o documento válido para exercer a garantia, se necessário.
Importante destacar que o DANFE é emitido obrigatoriamente com base nos dados da NF e precisa acompanhar a mercadoria no transporte.
Quando é necessário emitir nota fiscal?
No Brasil, a emissão de nota fiscal é a regra, ou seja, obrigatória para toda empresa que comercializa produtos ou serviços. A exceção se dá em poucas ocasiões em que a lei prevê, como é o caso do MEI ao vender para PESSOA FÍSICA.
Assim, pode-se dizer que é necessário emitir nota fiscal toda vez que uma mercadoria é comercializada ou um serviço é prestado mediante pagamento.
Cuidado: Não confunda DANFE com Nota Fiscal. A NF é um documento em XML e que deve ser armazenado por no mínimo 5 anos pelo vendedor. Veja:
O que é um programa para emitir nota fiscal?
O programa para emitir nota fiscal é uma ferramenta em que o usuário pode gerar o arquivo XML da NF-e ou NFS-e. Normalmente também é possível gerar o DANFE, como é o caso do SommusGestor.
Assim, o software para emissão de nota fiscal eletrônica utiliza as informações fornecidas pelo usuário como: dados do vendedor, comprador, valor unitário, valor total, endereço, impostos, entre outros, e gera um arquivo de NF-e.
No caso do SommusGestor, por exemplo, a NF é armazenada em nosso servidor na nuvem pelo prazo mínimo de 5 anos exigido por lei para garantir que o cliente não tenha problemas futuros.
Por que ter um sistema para emitir nota fiscal?
Está se perguntando por que um sistema para emitir nota fiscal é tão importante para a sua empresa? Aqui estão alguns dos motivos:
Reduz os riscos de multas tributárias
As NFs são utilizadas para fins de cálculo de impostos e tributos, consequentemente, a inexatidão pode ocasionar na famosa “malha fina” e causar MUITAS dores de cabeça, além de multas que podem comprometer o funcionamento do negócio.
A ferramenta de emissão traz exatidão quanto aos dados e diminui os riscos de isso acontecer.
Poupa tempo
O sistema é simples e prático, no caso do SommusGestor, com um único clique você gera a NF e o DANFE. E melhor, pode enviar por e-mail automaticamente.
Sem divergência entre NFe e DANFE
O DANFE é o documento que acompanha as mercadorias e é obrigatório durante o transporte. O documento deve refletir fielmente os dados da NFe. Através de um sistema para emitir nota fiscal com a opção de DANFE os dados se comunicam entre si e são idênticos.
Atualizações frequentes com novas funcionalidades
O programa é frequentemente atualizado, traz novas funcionalidades e impede erros e falhas que comprometem o funcionamento do sistema.
Armazenamento das NFe
O armazenamento das NF por no mínimo 5 anos é exigência legal. No Sommus mantemos as NFs por ainda mais tempo em um servidor na NUVEM seguro e confiável.
Relatórios detalhados
Seja para enviar ao seu contador ou com o objetivo de montar o fluxo de caixa e verificar a saúde financeira do negócio, para isso é preciso gerar um relatório das vendas.
Você pode emitir o relatório a partir do programa de nota fiscal de forma simples e rápida.
MEI pode emitir nota fiscal?
A resposta é sim. E em determinadas situações é obrigatório.
A Resolução CGSN nº 140 de 2018, em seu 1, art. 106 estabeleceu que o MEI não é obrigado a emitir nota fiscal PARA PESSOAS FÍSICAS, exceto quando solicitado pelo cliente.
Contudo, quando se tratar de cliente PESSOA JURÍDICA a emissão da nota fiscal é OBRIGATÓRIA.
Programa para emitir nota fiscal grátis. Vale a pena?
Os programas de emissão de nota fiscal grátis são uma boa opção para quem está iniciando, contudo, pouco seguros e passíveis de diferentes problemas.
Dentre as reclamações frequentes estão:
- Falhas na criação da NFe
- Não gera o DANFE
- Não armazena as NFe
- Divergência e incongruência nos dados da NFe e o DANFE (quando gerado)
- Ferramenta desatualizada e com falhas
- Falta recursos extras
- Dificuldade em gerar a NFe
- Sem integração a outras plataformas
- Pouca segurança no uso dos dados
Outra situação corriqueira é o programa de nota fiscal grátis simplesmente “desaparecer” ou parar de funcionar, ou seja, os criadores param de atualizar e a ferramenta apresenta um erro irreversível.
Por isso o ideal é investir em um sistema de gestão empresarial (ERP) com a possibilidade de aquisição por módulos, dessa forma terá recursos extras importantes para gerenciar a sua empresa e ao mesmo tempo a emissão de documentos fiscais como a NF e o DANFE.
Conheça o SommusGestor e o que ele pode fazer pelo seu negócio.
Como escolher o melhor software para emissão de nota fiscal
Para escolher o melhor software leve em consideração as suas necessidades. Por isso é importante procurar por empresas que disponibilizam módulos separadamente, além de ser mais barato, evita contratar uma série de recursos que não vai usar.
Embora o preço seja um fator importante, deve-se avaliar também o custo x benefício. Observe:
- Quais as funcionalidades da ferramenta?
- Como é o suporte?
- O fornecedor do programa é uma empresa estável no mercado? Quanto tempo de existência? Possui sede própria? CNPJ?
- Há reclamações quanto ao programa?
- Terá uma reunião inicial ensinando a usar a ferramenta?
Faça um comparativo entre as diferentes empresas e contate as equipes, é importante se sentir seguro antes de optar por qual programa utilizar.
O que um bom sistema de emissão de nota fiscal deve oferecer
Um bom sistema de emissão de nota fiscal é aquele que supera as suas expectativas, ele não apenas emite o documento de forma simples e rápida, mas traz outras funções importantes para ajudar no crescimento do seu negócio.
Assim, o ideal é que o programa para emitir nota fiscal tenha:
- Emissão e acompanhamento de ordens de serviço
- Pré-venda de pedidos e orçamentos
- Controle de estoque a partir das vendas geradas e notas fiscais emitidas
- Automação e integração do envio da NFe para o e-mail do cliente
- Armazenamento da NF
- Emissão dos diferentes tipos de notas: NFe, NFC e NFSe.
- Aplicação da tributação nas NF
- Integração das notas fiscais de compra/venda com o fluxo de caixa
Como faço para emitir nota fiscal? [Passo a Passo]
Emitir uma Nota Fiscal no SommusGestor é simples. Basta acessar a sua conta e escolher a opção no menu esquerdo: ‘nova venda ou exibir vendas’ (caso já tenha ocorrido).
Clique para selecionar a venda realizada que deseja emitir a NF e clique na opção EMITIR DOCUMENTO FISCAL:
Escolha a opção de Nota Fiscal desejada: NFC-e, NF-e ou NFS-e
Se o cliente não possuir cadastro, você deve preencher as informações básicas e pronto, a sua nota será emitida.
Conclusão
Encontrar um bom programa para emitir nota fiscal reduz o tempo gasto com burocracia e mantém a sua empresa em dia quanto ao fornecimento de documentos fiscais obrigatórios e eventual risco de sonegação de impostos por não emitir nota fiscal.
Além disso, permite a emissão do DANFE, que precisa acompanhar as mercadorias em transporte, por exemplo.
Vale lembrar que o seu contador precisará das Notas Fiscais para fazer a declaração de imposto de renda e demais documentos fiscais da empresa.
Quer parar de se preocupar e conhecer um programa para emitir nota fiscal eficiente e que traz uma série de recursos que vão ajudá-lo a alavancar a sua empresa? Conheça o SommusGestor!
