Fazer o registro adequado dos pedidos de compra pode resultar em economia ao comparar fornecedores, maior controle de estoque e organização no setor financeiro da empresa, além de evitar muita dor de cabeça.
Como você faz os pedidos de compra na sua empresa? Tem uma padronização? É eficiente?
Uma planilha para pedidos de compras pode ajudá-lo a tornar o processo simples,rápido e prático.
Ficou interessado?
Veja nosso passo a passo de como fazer uma planilha para pedidos de compra.
O que é um pedido de compra
O pedido de compra é um documento direcionado ao fornecedor informando os detalhes do que deseja adquirir. Por exemplo, código das mercadorias, prazo de validade, tipos de produtos, prazo de entrega, preços, entre outros.
Cuidado para não confundir cotação com pedido de compra. Na cotação é realizada uma requisição aos fornecedores pedindo um orçamento (processo anterior), já o pedido de compra é um sinal de que a empresa está de acordo e que o fornecedor pode dar início à produção/entrega dentro das especificações do pedido.
Sua empresa deve adotar o pedido de compra?
Toda empresa que necessita comprar e repor estoques se beneficia e deve adotar o pedido de compra, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.
O que podemos observar é que empresas de grande porte e com alto fluxo de rotatividade de mercadorias tem ainda mais necessidade em adotar o pedido de compra, principalmente em razão do controle de estoque.
Esse processo pode ser através de um formulário de pedido no Word (baixa eficiência), em uma planilha de Excel (média eficiência) ou através de uma ferramenta de gestão empresarial (alta eficiência).
8 benefícios do uso de pedido de compra
Previsão e organização do estoque
Realizado o pedido de compra é possível ter uma previsão de quando a mercadoria estará disponível em estoque a partir da data de entrega fixada.
Assim, o responsável pode organizar as requisições de novas mercadorias com maior eficiência e reduzir os riscos de congelamento de produtos, o que gera prejuízos financeiros.
Para o responsável pelo controle de estoque o detalhamento do pedido vai diminuir o tempo gasto nas tarefas. Por exemplo, no momento de organizar o estoque de acordo com o código ou período de validade.
Verificação no recebimento
Receber em menor quantidade ou mercadorias diferentes do que foi contratado é muito comum. Por isso o responsável precisa comparar as mercadorias com o pedido de compra e, em caso de divergência, pode pedir a substituição ou abatimento do valor.
Data de entrega e previsão de vendas
Uma vez aprovado o pedido de compra é obrigação do fornecedor entregar no prazo estabelecido. Isso traz mais segurança para a empresa que pode organizar suas estratégias de vendas com base na previsão de estoque.
Melhora na análise de fornecedores
Com a planilha de pedidos de compra é possível comparar a qualidade dos produtos, margem de lucro, valores e o que foi adquirido anteriormente.
Essa análise permite descobrir se um determinado fornecedor está melhor ou até perceber o aumento de preços e redução de qualidade. Isso traz maior assertividade na escolha do fornecedor.
Aumento de poder de barganha
Com a comparação dos pedidos anteriores e uma ideia de valores, o responsável pela compra aumenta seu poder de barganha e consegue, antes mesmo da negociação, ter uma ideia de preço ideal a alcançar.
Organização e facilidade para o lançamento no fluxo de caixa
Deve-se alimentar o fluxo de caixa com os dados financeiros, dentre eles as compras para o estoque. Com a requisição de pedido de compra padronizado é mais fácil para o responsável fazer o lançamento e manter os registros atualizados.
Processo de compras mais eficiente e supervisionado
O processo de compras para ser eficiente deve seguir etapas: requisição, análise de fornecedores, cotação e a conclusão com o pedido de compras e aprovação pelo fornecedor.
Assim, no momento de fazer o pedido final, o responsável analisa se todas as etapas foram cumpridas e realmente se trata de uma compra assertiva.
Facilidade na reavaliação de margem de lucro
É comum no meio empresarial falar sobre margem de lucro, ou seja, quanto é o ganho em cima de uma mercadoria (bruto/líquido). Acontece que esta margem está diretamente ligada ao preço de aquisição junto aos fornecedores, consequentemente, pode mudar a cada compra.
A partir do pedido de compra o gestor pode reajustar os preços de venda e recalcular a margem de lucro.
O que um pedido de compra deve conter
Não há uma forma pré-definida ou obrigatória do que deve conter em um pedido de compras, mas por experiência sugerimos:
- Nome
- CNPJ
- Inscrição Estadual
- Cidade
- Endereço
- Estado
- CEP
- Telefone
- E-mail
- Data do pedido
- Número do pedido
- Condições de pagamento
- Transportadora responsável
- Data de entrega (previsão)
- Dados dos produtos (código, descrição, quantidade e preço).
Você pode inserir observações e informações extras se julgar necessário.
Como controlar o pedido de compra na sua empresa?
Para evitar falhas, facilitar a comparação de pedidos, emissão de relatórios e gerar os documentos fiscais pelas compras das mercadorias corretamente o ideal é utilizar um sistema ERP.
Contudo, se você deseja fazer o controle de pedidos de compra manual estas dicas podem ajudar:
- Estabeleça os processos de compra desde a requisição do colaborador no estoque ou vendedor até a análise de qualidade dos fornecedores.
- Selecione uma pessoa para ficar responsável pelo controle e “fiscalização” durante o processo de compra
- Arquive os documentos por períodos
- Faça uma planilha com todos os pedidos de compras anteriores e um resumo geral
- Atribua pontuação aos fornecedores
Como fazer uma planilha para pedidos de compra [Passo a Passo]
Criamos um passo a passo para você fazer a sua própria planilha para pedidos de compra e assim personalizar de acordo com as necessidades da sua empresa.
Ao final do post disponibilizamos a versão pronta para baixar.
Passo 1: Título
Bem acima na planilha coloque o título. É interessante usar cores e ressaltar esta informação porque a planilha pode ser adaptada para outras etapas do processo de compra, por exemplo: requisição e cotação.
Assim, se o título não ficar evidente, poderá gerar confusão.
Passo 2: Logo + Informações Gerais
Insira a logo da sua empresa e as informações gerais, como data, número do pedido e o responsável pela compra ou acompanhamento.
Passo 3: Dados da empresa
Insira as informações da empresa de forma detalhada. É importante fornecer todos os dados, inclusive para a emissão da NF-e e eventual consulta para decisão do fornecedor em aceitar ou não o pedido.
Passo 4: Dados do Fornecedor
Abaixo, insira as informações relacionadas ao fornecedor. Caso não tenha todos os dados necessários o ideal é entrar em contato e solicitar.
Lembre-se, o pedido de compra é válido como documento de aprovação para o pedido/transação.
Veja na imagem como está ficando o formulário de pedido de compra Excel grátis:
Passo 5: Informações Gerais do Pedido
Cuidado neste passo, são os dados mais importantes.
Insira as condições de pagamento, data de entrega, transportadora responsável e observações, por exemplo, prazo de validade em caso de produtos perecíveis.
Se o fornecedor aceitar o documento, significa que as condições de pagamento e prazo de entrega devem ser respeitadas.
Passo 6: Pedidos e Detalhamento
É o momento de inserir os pedidos da compra. Sugerimos incluir:
- Código do produto (se possuir);
- Descrição do item;
- Quantidade;
- Preço;
- Desconto;
- Valor: no valor aplique a fórmula de multiplicação da célula de quantidade/preço e aplique o desconto. Veja a imagem de exemplo:
Ao final utilize uma célula do Excel para apurar o valor total do pedido de compra.
Para aplicar a fórmula de soma clique na FUNÇÃO (FX) no Excel, opção SOMA e selecione as células/coluna a serem somadas.
Achou difícil? Baixe esta planilha pronta no final do post.
Passo 7: Autorização do Responsável
Por fim, coloque o campo para carimbo e assinatura do responsável para confirmar o pedido de compra.
O restante da planilha ficou assim:
Como usar a planilha de controle de compras no dia a dia
O uso da planilha de controle de compras deve ser realizado em conjunto e durante todas as etapas do processo de compras da empresa:
- Requisição: quando responsável pelo estoque faz o pedido de reposição, neste caso pode fazer pela própria planilha alterando o título.
- Análise de fornecedores: momento em que o comprador reúne os potenciais fornecedores.
- Cotação: é realizada uma requisição de preços e datas de entrega para os fornecedores para escolher o que melhor se encaixa. Neste pedido utilize a própria planilha de pedidos, até mesmo pela organização e descrição dos produtos.
- Pedido de compra: momento de executar o pedido e confirmar a ordem.
- Conferência: com a planilha de pedidos o responsável verifica se a DANFE e os produtos estão de acordo com o solicitado.
- Pontuação: atribuir uma pontuação ao fornecedor com base na qualidade, comprometimento com a entrega, atendimento, entre outros fatores é importante para manter um registro e facilitar a futura análise de fornecedores. O ideal é atribuir a pontuação na planilha.
Lembre-se de arquivar as planilhas de acordo com períodos e fornecedores para comparação futura e emissão de relatórios.
Por que usar um software para gestão dos pedidos de compra?
Desde a requisição até a formalização da compra e atribuição de pontuação ao fornecedor, diferentes setores e profissionais interagem no processo, o que pode ocasionar em erros e ao mesmo tempo dificulta o acesso às informações.
Um ERP integra os setores, automatiza processos e torna os documentos acessíveis em tempo real para todos os envolvidos.
Por exemplo, ao configurar o ERP para uma quantidade mínima de estoque, assim que chegar no limite o sistema alerta para da necessidade de reabastecimento, evitando ficar sem mercadorias.
O responsável pelas compras do estoque pode acessar a relação de itens disponíveis e até gerar um relatório com as vendas para saber o que tem maior saída ou urgência. Com isso pode fazer o pedido de cotação com um único disparo para os e-mails ou contatos já cadastrados de fornecedores.
Após a resposta, o setor financeiro pode acessar os documentos em tempo real para informar o aceite e o responsável pela compra formalizar o pedido.
Recebido os produtos, o setor de controle de estoque abre no sistema o pedido de compras e compara as mercadorias, atribui uma observação com a pontuação para o fornecedor e pronto.
O documento será armazenado de forma segura e estará acessível para todos os departamentos desejados.
Ainda, com a entrada das mercadorias o estoque é reabastecido, o setor de vendas recebe a informação em tempo real e se nova transação acontecer a baixa do item é automática.
Ao final o administrador pode gerar relatórios específicos com as informações que precisar, selecionando por fornecedores, períodos ou mercadorias por exemplo.
Um processo burocrático que poderia levar semanas e desorganizar a empresa, a partir de uma ferramenta de gestão empresarial pode ser feito em horas e tudo de forma simples, dinâmica e organizada.
Conclusão
A planilha de pedidos de compra auxilia no controle de estoque e ao mesmo tempo organiza o financeiro dos pedidos junto aos fornecedores.
Contudo, devido a burocracia e a necessidade de emitir documentos fiscais e integrar diferentes setores no processo de compra de mercadorias, o ideal é utilizar um ERP para automatizar as tarefas e tornar os dados disponíveis em tempo real para todos os envolvidos.
E o melhor, um sistema de gestão empresarial traz outras funcionalidades e tem um preço acessível, que muitas vezes já se paga com a redução de gastos pela sua utilização. Conheça as vantagens de um ERP.
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