Você ainda não usa uma solução de gestão específica? Protelar a adoção de um software para restaurantes é um problema para muitos negócios. Afinal, a tendência é que o gestor se concentre em aprimorar a atividade principal: os processos que ocorrem na cozinha.
Isso porque é muito mais fácil identificar os ganhos na compra de um equipamento, por exemplo, do que no investimento em um software. Mas os benefícios de aprimorar a gestão com a adoção de um sistema são enormes.
É por isso que elaboramos este texto para você! Continue a leitura e confira se o seu sistema está ajudando ou atrapalhando o desempenho da casa.
Como um software para restaurantes contribui para a gestão
Para começar, vamos relacionar os principais pontos de ganho que um software proporciona para um restaurante. O primeiro deles é a possibilidade de enxergar a realidade do negócio de modo abrangente, confiável e acessível.
As informações sobre o restaurante
Um sistema de gestão oferece relatórios detalhados sobre o desempenho do bar ou restaurante e em tempo real. Você não precisa esperar o término de um período para consultar vários relatórios, o que permite tomar decisões antes que algum problema assuma proporções mais difíceis de reverter.
E, para não nos aprofundarmos muito sobre esses dados, pense apenas em umas poucas informações mais relevantes e na diferença que elas podem fazer. Por exemplo, você sabe exatamente quanto tem de valor imobilizado em estoque? Quanto capital está parado na forma de produtos?
Seria possível reduzir esse valor? Se sim, quanto de dinheiro a mais no seu caixa isso representaria? O que seria preciso fazer para conseguir essa redução?
Pode parecer muito complicado fazer esse tipo de análise, mas é justamente pela falta de um sistema especializado, no qual muitas dessas informações são geradas automaticamente. Com um bom software, no lugar de gastar tempo e esforço para levantar informações básicas, você pode se dedicar a fazer análises mais detalhadas e de modo simplificado — de fácil entendimento.
A integração e a centralização
Existem vários outros ganhos possíveis, como aumento da produtividade, da lucratividade e da competitividade. São tantos que precisamos nos limitar a alguns deles, para sermos mais objetivos. Entre esses, temos a integração e a centralização. Como um único sistema controla toda a sua operação, você não precisa efetuar um mesmo cadastro mais de uma vez, ou lançar uma transação em várias planilhas, por exemplo.
Além de diminuir o retrabalho, isso evita erros, cadastros duplicados e outros problemas que dificultam a organização e impedem a automatização. Sem falar do controle financeiro. Vários relatórios permitem saber exatamente os custos que mais impactam a lucratividade e melhorá-la continuamente, seja eliminando desperdícios, seja aprimorando procedimentos.
O que um software deve oferecer para gerar resultados
Para que o seu estabelecimento possa usufruir de todos esses ganhos, alguns requisitos são indispensáveis em um software para restaurantes. No entanto, o primeiro deles não está totalmente ligado ao sistema, mas à equipe de desenvolvedores e de suporte.
Confira a capacidade da equipe
Um atendimento de suporte de qualidade e um desenvolvimento estruturado, além de alto comprometimento com o problema dos clientes, é o que garante que o sistema atenderá às suas demandas ao longo do tempo.
Considere que trocar de sistema com frequência gera prejuízos, uma vez que existem custos de migração. Por isso, o ideal é encontrar um parceiro que possa continuar útil por um período mais longo. Para que isso seja possível, é preciso se certificar de que a equipe poderá atender a eventuais demandas de treinamento e orientação.
Certifique-se de que ele ofereça funções importantes para o seu negócio
Algumas funcionalidades não podem faltar em um restaurante. Separamos um checklist para que você possa se basear e completar, caso tenha necessidades específicas. Algumas delas são:
- controle de mesas, comandas, entrega;
- sistema com impressão de pedidos setorizada;
- emissão de documento fiscal como NFC-e, cupom fiscal, NF-e;
- arquivo fiscal como Sintegra, SPED, Inventário;
- auditoria e controle de acesso e permissão por operador;
- classificação dos produtos: exibição dos produtos mais vendidos, com maior lucratividade ou pelo valor vendido;
- reposição de estoque utilizando o relatório de estoque mínimo e o ideal;
- complemento de produto: por exemplo, em uma porção de carne o cliente pode escolher mandioca frita ou batata frita como complemento;
- restrição de créditos de cliente e limite de crédito;
- desconto por cliente: importante para negociar com empresas;
- observações sobre o cliente: como data da última ida no bar de cada cliente;
- contas a pagar e contas a receber;
- controle de diversos planos de pagamento: como de cartão de crédito;
- abatimento parcial da conta de uma mesa;
- transferência ou união de mesas;
- integração com balança;
- integração com Bina para identificação de chamadas;
- relatório de cancelamento de mesa e de produto;
Verifique as informações gerenciais disponíveis
Além de uma boa equipe de atendimento e de funcionalidades específicas, a empresa precisa ser capaz de oferecer um sistema estruturado para apresentar um painel gerencial útil e prático. Basicamente, esse conjunto de informações pode ser comparado a um sistema de câmeras de vigilância.
A diferença é que, no lugar de monitorar espaços específicos, o sistema controla o que sai do caixa, o que entra no banco, o capital investido, os gastos com energia, o aluguel e os honorários do contador, por exemplo. É como se você tivesse uma foto de cada grupo de gastos que pode influenciar seu lucro no fim de um período.
Confira a conformidade fiscal
Atualmente, as exigências legais de registro de informações fiscais são bastante detalhadas e complexas. Qualquer irregularidade pode gerar multas e punições que, no mínimo, acarretam prejuízos e bastante tempo gasto para resolver essas inconsistências.
Por isso, é preciso se certificar de que qualquer investimento seja direcionado para sistemas preparados para gerar arquivos eletrônicos elaborados conforme as normas. Nesse aspecto, pode ser difícil fazer um levantamento seguro se você não for um contador, mas um fornecedor com forte parceria com escritórios de contabilidade é uma boa pista de se tratar de uma empresa séria.
Verifique a versatilidade e a praticidade
Um sistema com telas amigáveis e intuitivas, que não exija milhares de horas de treinamento para aprender a operar, também deve ser valorizado. Tenha em mente que um software especializado vai concentrar boa parte de suas atividades, do lançamento de uma despesa ao fechamento de caixa.
Por isso, você deve se preocupar com a dinâmica e a versatilidade que o sistema vai proporcionar para a sua operação. Ele não pode ser muito engessado, ao ponto de não permitir adaptações, nem muito flexível, de modo a não garantir um padrão nos procedimentos.
Desse ponto de vista, vale fazer uma observação para você. Especialmente se um sistema de gestão especializado é uma novidade para seu restaurante, é natural esperar que ele seja capaz de replicar os seus processos atuais, sem precisar mudar muita coisa, mas essa pode não ser a melhor saída.
Verifique se o sistema agrega boas práticas ao restaurante
Isso ocorre porque os melhores sistemas são elaborados a partir de práticas de gestão eficientes e comprovadamente vantajosas. Sendo assim, implantar uma solução como essa também é uma oportunidade para incorporar práticas melhores.
Em outras palavras, o bom sistema é aquele que permite aproveitar o que tem de melhor no modelo de funcionamento atual do seu restaurante e, ao mesmo tempo, estimular mudanças para um método superior, naquilo que não tem funcionado tão bem.
Confira o ganho de produtividade e o retorno oferecido pelo sistema
Por fim, um dos critérios mais relevantes para escolher uma solução é garantir que ela ofereça ganhos de produtividade e lucratividade que compensem a mudança. É preciso pensar em como está o estabelecimento no momento e em como ele pode ficar ao adotar um sistema mais adequado.
Para finalizar, podemos dizer que o software para restaurantes é uma decisão mais do que urgente no cenário atual. Afinal, estamos em um processo de digitalização das empresas e todas elas devem estar preparadas para incorporar novidades, ou tendem a ficar antiquadas e menos competitivas.
Um sistema especializado é a base estrutural para esse futuro com facilidades de pagamentos e de integrações cada vez maiores. Agora, para ter um diagnóstico preciso do impacto de um software para restaurantes, é preciso uma análise específica do seu caso.
Entre em contato e conte com a ajuda da nossa equipe para passar as informações que você precisa.