Você sabe o que é uma ordem de serviço?
A Ordem de Serviço (OS) é um documento no qual se registra e formaliza um determinado serviço a ser prestado para um cliente. Trata-se de uma comunicação interna.
Assim, quando um cliente possui uma demanda ou necessidade e procura a sua empresa, ao fechar o negócio, o funcionário ou gerente da empresa que fez o atendimento emitirá a ordem de serviço, para que fique registrada a contratação do serviço, com as informações pertinentes a ele.
A ordem de serviço deve ser elaborada – de preferência – por um técnico ou engenheiro de segurança do trabalho, em conjunto com administradores e demais funcionários. É de fundamental importância que as atividades planejadas e registradas no documento levem em consideração a saúde, o bem-estar e a segurança no trabalho.
As ordens de serviço também permitem uma análise de fluxo de demandas, finanças, fluxo de caixa, entre muitas outras informações importantes, principalmente para fins administrativos. Para organizar e gerar as ordens de serviço e emitir notas fiscais você pode usar o SommusGestor, esta é apenas uma das diferentes funcionalidades da plataforma.
É na ordem de serviço que estão especificadas as informações necessárias tanto sobre o que será realizado, local e informações relevantes do serviço e sobre o cliente.
Tipos de ordem de serviço
Veja a seguir quais são os tipos de ordem de serviço:
Pedido de Serviço
É emitida quando a finalidade do trabalho é iniciar um projeto novo ou expandir algum que já existe e se encontra em andamento.
Pedido de Evento
Esse tipo de ordem de serviço está relacionado a um trabalho de contribuição para um acontecimento pontual, mas que é relevante.
Manutenção
Quando o cliente precisa consertar algum item você deve classificar a ordem de serviço como de manutenção. O serviço que você presta é o reparo no objeto ou equipamento.
Serviço Preventivo
A proposta da ordem de serviço preventivo é evitar que um problema aconteça no futuro. O serviço realizado é para prevenir que uma dificuldade ou imprevisto apareçam.
Função de uma Ordem de Serviço
O documento tem a finalidade de orientar de maneira geral um serviço a ser prestado. Ele é um importante suporte de dados sobre o cliente, o serviço e tantas outras informações importantes acerca do que deve ser feito, assim como outros lembretes.
A ordem de serviço também funciona como uma espécie de autorização para que seja iniciado o serviço a que ela se refere.
A partir dos apontamentos especificados em uma ordem de serviço é possível que o gestor calcule os materiais a serem utilizados em termo de quantidade e tipo, bem como a mão de obra necessária para a realização do trabalho. E isso servirá como suporte importante para o controle dos seus estoques e para a otimização da gestão financeira da empresa.
Como Funciona
Dependendo do ramo e da atividade exercida e das tarefas que serão realizadas pela empresa, a ordem de serviço pode variar bastante. Mas, em geral, além de trazer a data de processamento, é preciso que o documento tenha um número para que se consiga identificar e discernir os diferentes processos, mantendo-se uma organização confiável entre cada um dos afazeres demandados.
Entre os dados que podem vir registrados, estão:
- a descrição do serviço a ser realizado,
- o valor a ser cobrado,
- a forma de pagamento ajustada,
- a indicação dos produtos ou das tarefas que estão envolvidas nessa intervenção,
- entre outros.
É possível – e na verdade preferível – montar um material personalizado e padronizado, de acordo com o tipo de trabalho e de serviços oferecidos pela empresa. Essa iniciativa irá contribuir para uma maior organização dos documentos e vai garantir que cada um deles seja devidamente preenchido, contemplando todas as informações relevantes à realização do serviço.
Lembre-se da importância de possuir um sistema ERP para integrar todas as informações, desde a criação da ordem de serviço, até o controle de estoque de produtos que foram utilizados e o retorno financeiro obtido.
Modelos de Ordem de Serviço
A padronização de um documento de ordem de serviço está cada vez mais simples. Isso porque antes as pessoas precisavam fazer as anotações todas à mão e na dependência de que cada técnico observasse as orientações. Felizmente as empresas, com adventos tecnológicos, começaram a criar documentos no computador, e com a possibilidade de monitoramento das ações.
Os formatos mais comuns escolhidos são arquivos no Word, Excel ou mesmo PDF, que depois podem ser impressos e entregues à equipe técnica. Mas, uma boa novidade para o setor é a contratação de um sistema digital para controlar dados que serão alimentados no documento em tempo real.
O sistema SommusGestor, por exemplo, conta com um módulo de criação de ordem de serviço, e melhor, permite que todos os responsáveis possam editar e inserir informações.
Essa medida não só agiliza o trabalho como também permite acompanhar todo o processo, evitando atrasos e se antecipando a imprevistos, pois a ordem de serviço passa a ser gerada automaticamente, a partir da inserção dos dados.
Você poderá cadastrar campos extras quando o serviço possui especificidades que os campos básicos de preenchimento do modelo padrão não dão conta.
Os técnicos, por sua vez, também irão se beneficiar. Eles poderão utilizar o sistema digital para preencher informações, relatar demandas de última hora, eventuais situações de emergência e gerar os relatórios para entregar interna ou externamente.
De modo geral, uma ordem de serviço deve conter as seguintes informações:
- Nome do cliente, endereço e informações para contato;
- Nome do funcionário que vai prestar o serviço;
- Atividades que devem ser executadas conforme contratado;
- Observações;
- Data da solicitação;
- Data da execução do serviço;
- Campos para assinatura do prestador de serviço e do cliente.
Importância de uma Ordem de Serviço
Quando o cliente chega até a sua empresa e relata uma demanda, a ordem de serviço deve ser emitida para que fique detalhada e armazenada as informações importantes acerca do serviço que será realizado.
Esse procedimento constitui-se numa proteção tanto para o cliente, que terá registrado o pedido que fez, como à empresa, que terá condições de atender a toda e qualquer especificação do serviço.
É possível emitir uma ordem de serviço para serviços externos, o que é mais comum, e também para serviços internos.
Quando vemos uma empresa bem-sucedida é comum observamos alguns fatores, dentre os quais podemos citar uma boa equipe, um produto de qualidade e uma boa gestão interna. Contudo, ainda que uma empresa possua todos esses aspectos, se a comunicação interna apresentar falhas, muitos problemas aparecerão durante o trabalho do seu pessoal.
É extremamente importante que você ou o seu gestor indique aos funcionários o que precisa ser feito de modo claro e objetivo, da mesma forma que todos os colaboradores precisam entender o que e como fazer. E quanto tempo eles têm para fazer.
À medida que uma empresa se expande, o quadro de funcionários aumenta e os pedidos também, torna-se inviável manter a comunicação interna e todo o seu fluxo de informações apenas na conversa e na memória. São necessários registros.
Para que se tenha sucesso, a comunicação interna eficaz é de extrema importância para que a empresa se posicione de forma integrada frente ao seu cliente e público-alvo.
As informações contidas na ordem de serviço são essenciais para que cada trabalhador da empresa tenha acesso, quando necessário, ao andamento do serviço. A comunicação interna a respeito do pedido do cliente se torna muito mais clara e os riscos de compartilhamento de informações equivocadas ou incompletas é minimizado.
Muitas vezes o cliente entra em contato com a empresa para saber como está o andamento do trabalho. A ordem de serviço através do ERP pode ser alterada pelo funcionário autorizado, com isso, é possível inserir as informações sobre o andamento do serviço e trazer muita facilidade no atendimento ao cliente.
Outro ponto que reforça a importância da ordem de serviço é o aspecto da organização financeira e de operações. Os dados relativos à necessidade de material e mão de obra para o serviço em questão precisam ser controlados pelo financeiro e pelo controle de estoque. Assim, a quantidade de mão de obra e de materiais necessários terá maior exatidão, o que ocasiona em redução de custos.
A partir desse controle, a empresa pode realizar análises qualitativas e quantitativas mais claras do desempenho, podendo traçar indicadores e metas de produtividade realistas.
Ordem de Serviço e Legislação Trabalhista
E por último, vale lembrar que a ordem de serviço encontra importância no fato de ser um documento previsto por lei. De acordo com o art. 157, inc. II, da CLT Decreto Lei 5452/43 cabe às empresas:
“II – Instruir os empregados, através da de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais”;
A ordem de serviço, dessa forma, possui uma estreita relação com a legislação trabalhista. Tanto é que, em muitos casos, o documento é assinado pelo técnico em Segurança do Trabalho, visto que é preciso também determinar de forma clara ao colaborador os riscos envolvidos em certas atividades.
Também, por vezes, é necessário prover os EPI’s (Equipamentos de Proteção Individual) que devem ser utilizados para proteção de riscos inevitáveis diante da atividade a ser executada.
A listagem desses equipamentos também deve constar na ordem de serviço, quando são utilizados.
A ordem de serviço, nessa perspectiva, é um contato permanente da segurança do trabalho na empresa com os seus funcionários porque uma de suas funções é justamente promover a conscientização do trabalhador sobre os riscos envolvidos no ambiente de trabalho, além de comunicar quais são as medidas adotadas pela empresa em favor da segurança do trabalhador.
Uma ordem de serviço, portanto, é muito importante e extremamente benéfica para qualquer empreendimento, tanto para o gestor da empresa, cliente quanto funcionários.
Agora que já sabe o que é uma ordem de serviço, o que acha de começar a utilizar com maior eficiência na sua empresa e aproveitar as vantagens? Confira o que o SommusGestor pode fazer!