O que é ERP ou sistema de gestão empresarial, já ouviu falar? Sabe o que é? Para que serve e como pode ajudar o seu negócio a atingir as metas e se diferenciar dos concorrentes?
Em um mercado cada vez mais competitivo é preciso estar disposto a buscar soluções inovadoras de trabalho e desempenho. Diferenciar-se perante a concorrência tornou-se um fator de sobrevivência, principalmente diante dos consumidores cada vez mais exigentes.
Nesse contexto, a possibilidade de otimizar uma série de processos na empresa vem a ser levada em consideração e é nesse ponto que os benefícios do ERP surgem, podendo trazer um diferencial para os negócios.
O que é ERP (e para que serve)?
O ERP vem do inglês (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa) e diz respeito a uma série de atividades gerenciadas por um software de gestão de processos em uma empresa. Ou seja, ERP é um Sistema de Gestão Empresarial.
A principal finalidade do ERP é organizar os dados de um empreendimento para aperfeiçoar sua gerência.
Ao alimentar o sistema com informações pertinentes à empresa o software elabora diagnósticos e relatórios detalhados e precisos sobre medidas necessárias para reduzir custos e aumentar a produtividade.
Esse tipo de sistema tem capacidade para armazenar e processar dados de todos os setores de uma empresa, tornando mais fácil a comunicação entre os departamentos, desde a administração, financeiro, RH, logística e produção.
História do ERP (Enterprise Resource Planning)
O primeiro modelo de software de gestão data de 1950, o qual não se tornou muito viável, pois era caro, lento e demandava computadores enormes, pesados e de funções limitadas.
Nos anos 70 chegamos ao conceito de MRP (Material Requirement Planning, ou planejamento de recursos de manufatura), que ampliou as possibilidades de programas que mais adiante viabilizaram o desenvolvimento do ERP.
No começo dos anos 80 as redes de computadores ligadas a servidores surgiram com força total, possibilitando a função de gerenciamento. Dessa forma, entram em cena funcionalidades associadas aos setores financeiro, recursos humanos, compras, vendas e outras.
Foi nos anos 90 que o ERP ganhou essa nomenclatura e uma boa adesão, principalmente em razão da maior facilidade com que as empresas e pessoas puderam adquirir microcomputadores.
Qual o Objetivo do ERP?
A grosso modo, o objetivo do ERP é facilitar a vida da empresa. Ele contém soluções que buscam agilizar ações de gestão, otimizar tempo e desempenho e facilitar tomadas de decisão, integrando os diferentes setores do negócio.
O software é composto por módulos e cada área da empresa representa um deles. Assim, a comunicação entre as equipes fica mais fluida, o que favorece muito o dia a dia da empresa. Por exemplo: o sistema é capaz de identificar que uma mercadoria especifica já não consta mais em estoque, e imediatamente o setor de compras será atualizado sobre a ausência.
Como as Empresas Utilizam o ERP Atualmente?
O ERP foi pensado para tornar mais simples os processos operacionais de uma empresa. Ele é capaz de agregar inteligência, segurança e qualidade para as informações, integrando diferentes departamentos. Desse modo, a partir de determinada necessidade, é possível poupar tempo já que a ferramenta consegue realizar a automação das atividades.
Empresas usam o ERP no apoio à gestão administrativa, como definição de níveis e controle de estoque, gestão de vendas, gestão financeira e fiscal da empresa e geração de relatórios. Assim, é possível agilizar tomadas de decisão e tornar os planejamentos mais eficazes.
Além disso, com um software de qualidade, é possível integrar todo o sistema contábil e gerar as guias e tributos.
Veja Também: O que é PCP em uma empresa?
Quais os benefícios atingidos pelas empresas com a utilização do ERP?
Os benefícios de um sistema de gestão empresarial são muitos e se expressam no monitoramento financeiro e no acompanhamento da execução de metas. Vamos citar alguns desses benefícios:
Gestão Integrada e Especializada
O ERP permite acompanhar diversos departamentos da empresa ao mesmo tempo. O setor financeiro, por exemplo, pode ter acesso às informações do setor de compras e efetuar o pagamento dos fornecedores.
O sistema tanto facilita a elaboração de um efetivo planejamento estratégico como fornece os indicadores de desempenho em tempo real. O acompanhamento próximo e cotidiano desses indicadores faz com que seja possível identificar problemas mais cedo e optar pelas melhores medidas a serem tomadas.
Prazos Controlados
O ERP simplifica uma série de processos da rotina da empresa, o que gera economia de tempo. O programa pode gerar cronogramas e apresentar as atividades que precisam ser realizadas em determinado período, contas a pagar e receber, compromissos importantes e reuniões.
A empresa ganha melhores resultados no cumprimento de metas e prazos.
Otimização de Processos
O sistema é capaz de organizar, armazenar e compartilhar todos os dados relevantes da empresa, dos clientes, fornecedores e parceiros.
A tomada de decisão se torna mais ágil também porque o software compartilha esse volume de informações entre todos os profissionais envolvidos.
Qualidade das Informações
Softwares que rodam na nuvem passam por atualizações constantes, e ninguém precisa se preocupar com elas. Os funcionários estarão sempre trabalhando com os dados mais recentes, com toda garantia de continuidade e qualidade do trabalho.
Controle Tributário
Através do ERP é possível ter fácil acesso aos dados tributários da empresa, com a geração de relatórios das suas operações, agilizando o trabalho da contabilidade e a emissão de notas fiscais.
O sistema também gerencia entradas e saídas de matérias prima, produtos, suprimentos e outros itens melhorando o controle do pagamento de ICMS, no caso de uma empresa de comércio ou indústria.
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Inteligência de Dados
Como softwares na nuvem não precisam ser instalados em nenhum computador, não há risco de perda de informações. Backups são realizados automaticamente e todos os departamentos são rastreados, o que é muito positivo para criar um padrão e dinamizar a rotina de trabalho.
Eficiência e Produtividade
O ERP diminui as possibilidades de erros e disponibiliza acesso a informações de forma simples e rápida, as quais auxiliam no desempenho das atividades. Dessa forma, é possível produzir mais, melhor e em menos tempo. Além disso, reduz parte do trabalho dos funcionários.
Por exemplo, o simples fato de o ERP fazer a integração das vendas com um sistema que gera as notas e integra com o financeiro, faz com que o colaborador apenas precise focar em atender/vender e não com a burocracia.
Confira também: Como Controlar Trabalho Home Office?
Controle de Custos
Como o ERP integra informações de diferentes departamentos do negócio, o gestor pode acompanhar com maior eficiência o fluxo de caixa e os gastos correspondentes, permitindo identificar falhas e dar continuidade com maior eficiência às operações.
Por consequência, ele pode fazer um diagnóstico detalhado sobre as medidas necessárias para diminuir custos sem afetar a produtividade. A ferramenta também ajuda a identificar o que é preciso repor em estoque e evita compras excessivas de materiais.
A simplificação e agilidade na manutenção dos processos internos implicam na economia de recursos humanos e na diminuição das margens de erros, devido a automação dos processos.
Redução de Riscos
Uma gestão mais efetiva das informações auxilia na identificação de áreas que precisam de mais investimento, assim como de melhores estratégias para reduzir custos. O ERP realiza essas atividades e ainda contribui para a detecção de falhas nos processos.
Agilidade Para Mudanças
O sistema traz dados confiáveis e os centraliza em locais que os diferentes setores tem acesso, tudo de forma imediata.
Essa concentração de informações permite realizar mudanças com agilidade e evitar o retrabalho.
Crescimento e Rentabilidade
Com o sistema de gestão na nuvem, os funcionários conseguem acessar os dados da empresa, atualizar relatórios, produzir informações e compartilhá-las em tempo real, em um espaço de trabalho integrado, contribuindo para o aumento dos índices de produtividade e aumentando a receita da empresa.
Investimento com resultado
Os custos de um ERP são relativamente baixos e se pagam rapidamente porque os rendimentos da empresa começam a aumentar com o seu uso, ainda mais quando existe a possibilidade de escolher os módulos do ERP e pagar proporcional, como no caso do SommusGestor
Benefícios do ERP em Nuvem (Sistema de Gestão Web)
Existem versões que são instaladas diretamente no computador da empresa, e versões na nuvem, que rodam completamente pela Internet.
Os ERP acessados por nuvem, disponibilizam informações por qualquer plataforma: computadores, tablets ou smartphones. Existem outros diferenciais importantes e vantajosos em relação a ERP na nuvem, são eles:
Custo
O ERP tem um custo menor, pois a empresa não precisa se preocupar com servidores, instalação de programas, manutenção, atualização, entre outros.
Flexibilidade
O ERP na nuvem permite que os usuários o acessem informações de qualquer lugar, bastando ter uma conexão de qualidade com a internet. Isso flexibiliza horários e aumenta a autonomia do funcionário, que não fica limitado ao ambiente do escritório.
Planejamento
O software simplifica o monitoramento da previsão de vendas e da execução de projetos, ajudando o gestor a fazer análises mais precisas e tomar decisões mais eficazes. O planejamento dos próximos custos e ações também se torna mais fácil e rápido de elaborar.
Desempenho
O ERP na nuvem apresenta melhor desempenho em comparação com os softwares locais. Isso porque ele recebe atualizações constantes, garantindo um sistema cada vez mais eficiente.
Como o ERP na nuvem é disponível diretamente pela Internet, não é necessário a instalação de softwares pesados no computador.
Agilidade
Muitas pessoas podem acessar o sistema ao mesmo tempo, de qualquer lugar e por qualquer plataforma com conexão à internet. Elas podem também acompanhar atualizações de informações realizadas por diferentes setores, em tempo real.
O acesso aos dados de forma prática e rápida confere maior agilidade na execução de tarefas, assim como na detecção de problemas ou imprevistos com maior rapidez.
Alcance Global
O ERP acessado pela nuvem pode ser acessado ao mesmo tempo por pessoas em locais diferentes, seja cidades, estados ou até outro país.
Isso possibilita um acesso mais abrangente aos dados, além de potencializar o alcance de informações aos funcionários, gestão e direção.
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Dúvidas sobre como o ERP pode ajudar a sua empresa? Entre em contato que um dos nossos especialistas irá ajuda-lo.