Na condução das nossas empresas, existe uma dor maior do que ser roubado? Tirar da gente o que nos esforçamos para conseguir, além de ser um baita golpe nas finanças também é uma tortura emocional.
Você já parou pra pensar no quanto você tem que vender (ou prestar serviços) para recuperar o prejuízo de um roubo ou desvio (que não deixa de ser roubo) de R$ 20.000,00?
Muitas empresas, todos os dias, sofrem furtos e roubos, esses tradicionais, onde alguém subtrai as coisas de valor que tem na empresa. Isso é muito comum, tão comum quanto também é a prática de fraudes e desvios. Pior, muitas vezes praticados por ou com o auxílio de funcionários da nossa confiança.
Você já foi vítima? Conhece alguém que foi? Acredita que pode acontecer com você? Se você respondeu “sim” para qualquer uma dessas perguntas, esse artigo pode ser muito útil para você.
Cartão de crédito
Porque iniciar esse artigo discorrendo sobre as fraudes existentes no cartão de crédito? Simples! Porque você pode estar sendo roubado sem perceber.
As transações por cartão de crédito têm aumentado consideravelmente ano a ano. Cada vez mais as pessoas utilizam o “dinheiro de plástico” para consumir.
Isso é um prato cheio para os golpistas que cada dia inventam uma nova forma de roubar o que é seu.
Você deve conhecer uma infinidade de tipos de golpe, veja se sabe mesmo:
- Cancelamento de vendas: o funcionário passa o cartão do cliente, a compra é aprovada, o cliente vai embora e logo depois ele faz o cancelamento da venda. O cancelamento é muito simples
- Troca de maquininha: um golpista alicia um funcionário da sua empresa e entrega a ele uma maquininha em substituição a que você utiliza. Durante todo o dia as vendas são computadas nessa maquininha “fake” e as transações são creditadas em nome de outra empresa controlada pelos golpistas. Geralmente o empresário nem desconfia, mesmo que na via impressa que fica com a empresa saia um CNPJ diferente do seu. Não é preciso dizer que tudo que foi vendido foi, literalmente, roubado.
- Os golpistas também se disfarçam de funcionário técnicos das bandeiras de cartão de crédito, aproximam de seu funcionário e dizem que sua maquininha precisa de uma atualização, assim eles deixam outra maquininha e voltam no final do dia pra devolver a sua e pegar a deles. Tudo que você vendeu foi roubado.
E tem mais um fator que complica a auditoria diária/mensal das transações com cartão de crédito. É muito difícil fazer a conciliação das transações e dos recursos recebidos da operadora.
São muitas tarifas, uma diversidade de contratos, valores que não batem, taxas divergentes do contratado, etc.
Existem muitas formas de se precaver de prejuízos nas transações com cartão de crédito, uma delas é contratar um bom software de conciliação de cartões de crédito.
Esses sistemas põem ordem na casa, você saberá exatamente o que tem pra receber, se a operadora tá praticando as taxas pactuadas, dentre muitas outras informações.
Não raramente você terá que pedir ressarcimento as operadoras, tamanho é o número de casos onde o empresário recebe menos do que deveria.
Caso queira saber mais sobre as fraudes no cartão de crédito, preparamos um artigo que explica em detalhes o que acontece e como você pode se proteger.
Desvios de preços
Algumas fraudes tem origem no setor de compras e/ou no de vendas. Em ambos os casos é possível uma infinidade de situações, mas trataremos apenas de duas: desvio de preços e conferência das saídas.
Funcionários mal intencionados podem fazer acordos escusos com fornecedores, aliás com péssimos fornecedores. É importante que o empresário tenha um relatório gerencial de desvio de preços de compra.
O objetivo é verificar se tudo que está sendo comprado segue uma variação normal de preços. Se algum item levantou suspeita, verifique!
Em relação as vendas o relatório de desvio de preços de venda pode indicar se um vendedor está praticando preços muito abaixo do que é praticado pela empresa.
Nesse relatório também é possível verificar o percentual de desconto de cada operação ou de todas agrupadas. Desvio de preços a menor sugere que algo possa estar passando despercebido… Prejuízo na certa!
Quanto a conferência das saídas é muito comum que a desorganização da empresa facilite a prática dessa fraude.
Como ela funciona? O vendedor vende para alguns clientes e, em conluio com responsável pela entrega, o caminhão leva mais produtos do que foram vendidos.
O que vai a mais pode ir para o próprio cliente, para outro cliente ou para os funcionários. Investir na conferência é muito importante.
Controle de saldos
Um controle muito simples de se fazer é o de saldos. Funciona assim: todos os dias pela manhã o empresário soma tudo que tem em bancos, no cofre e no caixa. Ele faz isso durante os 30 dias do mês. Ao final ele o saldo final do mês.
O controle se faz por uma fórmula matemática: saldo inicial + receitas – despesas = saldo final.
Se o saldo final não bate com o resultado da equação, desconfie. Algo pode ter sido registrado errado, mas seus funcionários que gerenciam os recursos da sua empresa sempre saberão que o dinheiro tá sendo controlado de perto.
Fechamento de caixa
O fechamento de caixa diariamente é um dos principais controles financeiros que se deve fazer numa empresa.
O fato de não fechar o caixa, além de dificultar a observância de fatos que sugiram fraude, deixam os funcionários muito a vontade e aí o ditado popular “a ocasião é que faz o ladrão” pode criar muitos problemas para sua empresa.
Não se esqueça de utilizar a mesma equação demonstrado no “controle de saldos”. Se você fechar o caixa todo dia, no final do mês dificilmente você encontrará divergências.
Monitoramento de acessos
Muitas empresas não levam a sério o controle de acessos e as senhas de cada funcionário. Em algumas o descontrole é tal que toda a equipe utiliza o mesmo login e senha.
O uso compartilhado de senhas e a liberação de acesso a qualquer área do sistema propicia roubos e impossibilita que a ação criminosa seja rastreada.
Quem quer segurança precisa monitorar os acessos. Cada funcionário tem seu limite e só acesso aquilo que for de sua alçada.
Bons softwares de gestão possuem “logs” que permitem identificar tudo que determinado funcionário executou. Nada passa despercebido.
Delegação
É extremamente importante que nenhum funcionário seja responsável por todos os processos financeiros, exemplo: quem controla os saldos não é quem faz o pagamento.
Dessa forma as tarefas podem ser desmembradas, mas sempre haverá dependência de outros para fechar o processo.
A adoção dessa medida reduz, e muito, as possibilidades de fraudes, pois, nesse caso, deveria haver um pacto entre os responsáveis para operar o golpe.
Evitar fraudes não é tarefa fácil, afinal de contas a inteligência e criatividade dos fraudadores é muito fértil.
Mas, por outro lado, a maioria das ações que o empresário tem de tomar para proteger sua empresa são estruturantes, ou seja, a empresa implanta os controles uma única vez e depois tudo fica mais simples, basta ficar de olho.