Você já ouviu falar ou até mesmo sabe o que é o MDF-e? Empresas e profissionais que trabalham no segmento de transporte e logística precisam saber exatamente o que é e quando deve ser utilizado, até mesmo para evitar quaisquer constrangimentos e multas.
Neste post queremos apresentar de forma analítica o que é o documento MDF-e, qual a sua finalidade, vantagens e qual a melhor forma para iniciar a emissão.
Vamos juntos aprender um pouco mais?
O que é o MDF-e?
O MDF-e (Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico) é o documento fiscal eletrônico de existência apenas digital, instituído pelo modelo 58 em substituição ao Manifesto de Carga no modelo 25. O MDF-e deverá ser utilizado pelos contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – ICMS, é de caráter obrigatório em todo o território nacional, podendo variar a concessão de autorização de uso de MDF-e em cada estado.
De maneira bem simples, o MDF-e é a união de todos os documentos fiscais emitidos para o transporte de uma determinada carga, independentemente da quantidade de documentos fiscais gerados na operação, podendo estes documentos serem NF-e’s e/ou CT-e’s.
É obrigatório para o transporte de mercadorias entre os estados e entre os municípios, independentemente do tipo de transporte, seja através de veículos próprios, arrendados ou pela contratação de transportadora autônoma.
A validade jurídica na emissão do MDF-e vem da assinatura digital através de um certificado digital utilizado pelo emitente, como também a autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte.
Mas, qual a finalidade o MDF-e?
De acordo com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), o principal objetivo do MDF-e é registrar as características da carga e agilizar o registro dos documentos fiscais que estão em trânsito, já que tudo é online e em tempo real.
O MDF-e também otimiza o tempo de fiscalização nas estradas, que em casos de conferência o MDF-e já contemplará todos os documentos envolvidos no processo, bem como os destinatários. Podemos citar como exemplo um caminhão que transporta diferentes mercadorias para diversos lugares e destinatários, nesta carga teremos diversos CT-e’s, visto que foram diversos destinatários, portanto, o MDF-e fará o agrupamento de todos estes CT-e’s envolvidos na carga.
Quais são as vantagens do MDF-e?
São muitos os benefícios com a emissão do MDF-e, tanto para o emitente quanto para o fisco e a sociedade em geral, vamos citar alguns deles:
- Economia no custo de impressão do documento e aquisição do papel;
- Organização e redução no custo de armazenagem do documento, visto que o armazenamento é feito apenas em meio digital;
- Agilidade na conferência dos documentos em postos de fiscalização;
- Velocidade na entrega de mercadorias;
- Possibilidade de rastrear a entrega da carga;
- Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
- Melhoria no processo de controle fiscal;
Quais os procedimentos para a emissão de MDF-e?
Para emitir o documento são necessários alguns procedimentos, sendo eles:
- Estar credenciado para emitir CT-e ou NF-e junto a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado; é necessário solicitar o credenciamento na SEFAZ de todos os estados em que a empresa possui filiais ou pretende gerar MDF-e;
- Ter Certificado digital, com o CNPJ da empresa;
- Ter sistema emissor de MDF-e atualizado e sempre de acordo com a legislação vigente;
- Ter acesso a internet para transmissão e autorização do documento.
Após a emissão e autorização para emitir o MDF-e, é gerado pelo servidor uma chave de acesso para imprimir um documento chamado DAMDFE, vamos saber um pouco mais da sua finalidade no próximo tópico. Vamos lá?
O que é DAMDFE?
O significado de DAMDFE é Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico, ou seja, é o documento fiscal válido para acompanhar o veículo durante todo o transporte e somente após a concessão da autorização de uso do MDF-e.
O DAMDFE precisa ser impresso, nele terá descrito toda a documentação fiscal eletrônica como: dados do veículo, dados do emitente, dados do motorista responsável, peso da carga, documentos relacionados a carga transportada, etc., representando o MDF-e daquela carga.
Outro detalhe interessante é que o DAMDFE contém uma chave numérica com 44 posições, conhecida como chave de acesso e com esta chave é possível consultar o MDF-e da carga de forma mais detalhada.
É possível cancelar o MDF-e?
Após enviado e autorizado pela SEFAZ, o documento MDF-e não poderá ser mais alterado com o objetivo de modificar qualquer informação do próprio documento ou de algum documento que esteja a ele vinculado.
Neste caso, é possível fazer o cancelamento, gerando um arquivo XML específico para isso. Este arquivo também precisa ser autorizado pela SEFAZ, devendo ser solicitado até 24 horas após a emissão do MDF-e e que não tenha iniciado o transporte da referente carga.
Encerramento do MDF-e
O encerramento do MDF-e acontece quando a carga é entregue ao destino ou quando há necessidade de alteração das informações do MDF-e através da emissão de um novo documento, nestes casos é preciso informar ao fisco o fim da operação de transporte, para o caso onde a carga foi entregue ao destino faz-se necessário realizar o encerramento identificando o local (UF e município) onde o serviço de entrega foi finalizado.
É muito importante realizar este encerramento, pois só assim o fisco ficará ciente de que a carga foi devidamente entregue ao destino e consegue liberar, tanto o veículo quanto o motorista, para uma nova operação de transporte.
Vale lembrar que algumas regras se encaixam especificamente de emissor para emissor, por isso é de extrema importância consultar sempre o seu contador.
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