Tomar decisões e executar tarefas acontece frequentemente no dia a dia empresarial.
Seja decidir pela contratação de um novo funcionário, lançar um produto, reduzir os custos, fazer uma auditoria financeira ou até sobre uma festa de comemoração.
A ferramenta 5W2H é uma espécie de plano de ação que serve justamente para planejar, organizar e executar as atividades de forma eficiente, reduzir o tempo gasto e evitar “imprevistos” durante o processo.
Você ainda não utiliza a metodologia? Veja o que está perdendo, como funciona e exemplos práticos para começar a fazer agora mesmo na sua empresa!
O que é 5w2h e para que serve?
O 5w2h é uma metodologia criada para auxiliar no ciclo PDCA, principalmente na fase de planejamento. Para isso, utiliza perguntas que ao serem respondidas trazem as informações necessárias para criar um plano de ação.
De forma prática, é uma ferramenta que possibilita mapear e estruturar o pensamento de maneira organizada e mais concreta para implementar uma solução no negócio.
Está se perguntando: 5w2h quem criou? Não há um nome específico, a ferramenta foi evoluindo de diferentes experimentos e apresentada como conhecemos hoje a partir de estudos de qualidade na indústria automobilística no Japão.
Ao aplicar na empresa ajuda na execução das tarefas, e quando implementado o 5W2H corretamente evita dúvidas no decorrer do processo da decisão, execução e conclusão, consequentemente aumentando a produtividade.
Por exemplo, supondo que decidiu lançar um novo produto ou contratar um funcionário, perceba que da decisão até realmente efetivá-la tem um processo e que podem acontecer dezenas de empecilhos e atrasos.
Com o 5WH2 você terá um checklist claro das principais ações a serem executadas para por em prática e concluir essa decisão.
Quais são os 5w2h?
Entenda quais são cada um dos 5W e os 2H:
– Os 5W
What (O que será feito?)
O que você deseja fazer? Por exemplo, contratar um novo vendedor.
Why (Por que será feito?)
Quais são os motivos que o fizeram tomar essa decisão? Há uma crescente demanda nesta época do ano e seus vendedores estão sobrecarregados, assim, acredita-se que um novo colaborador poderá aumentar o faturamento da empresa e melhorar o ambiente de trabalho.
Where (Onde será feito?)
Esta atividade será realizada em para qual local? Uma matriz ou filial? Na Matriz em Brasília.
When (Quando será feito?)
Quando iniciará a atividade? E qual é o prazo para a sua conclusão? O objetivo é contratar o funcionário em até 20 dias, iniciando-se a busca em 5 dias.
Who (Quem será o responsável?)
Quem será o encarregado pela tarefa? Pode ser uma pessoa ou setor. Em nosso exemplo, a equipe de RH da empresa terceirizada.
Mais à frente traremos outro exemplo voltado para o lançamento de um novo serviço.
– Os 2H
How (Como será feito?)
Abrange os métodos e técnicas que serão utilizados para fazer o que foi estabelecido. Por exemplo, contratar uma empresa terceirizada para selecionar os candidatos e posteriormente aplicar um teste prático de 30 dias.
How much (Quanto custará?)
Defina o investimento inicial e custos fixos (se houverem) para o estabelecido. De R$ 400,00 a R$ 600,00.
Por que usar 5w2h na sua empresa?
O uso do 5w2h serve como uma maneira simples de registrar um plano com os aspectos mais importantes e as ações a serem executadas para alcançar um objetivo final.
Assim você não ficará com dúvidas durante as ações e dificilmente perderá a organização ou tempo com a necessidade de readequar as tarefas.
Quais as vantagens em usar 5w2h para as empresas
No geral, traz como vantagens a simplicidade e facilidade em usar a ferramenta e criar o plano de ação 5w2h, organização, visualização de etapas de forma mais palpável e concreta, redução de gastos e tempo perdido, aumento de produtividade e esforços de diferentes colaboradores em busca de um único objetivo final.
Quando aplicar a metodologia?
O plano de ação 5w2h pode ser utilizado em praticamente todos os momentos, por empresas pequenas ou grandes, até mesmo no seu dia a dia pessoal.
Desde a escolha de um fornecedor, funcionário ou até a aplicação de restrições para cortar custos, facilmente poderá aplicar a metodologia 5w2h para potencializar a eficiência.
Também, observamos a aplicação da metodologia em decisões mais complexas, que exigem um processo diferenciado até serem concluídas.
Abaixo 2 exemplos de processos empresariais mais complexos que em conjunto com a ferramenta 5w2h já apresentaram bons resultados:
- 5W2H + Ciclo PDCA para encontrar e implementar ações estratégicas voltadas a melhoria de processos.
- 5W2H + Matriz SWOT para descobrir as forças e fraquezas internas e externas do negócio, e, com isso, criar estratégias de marketing assertivas.
Você pode gostar também:
Como fazer o plano de ação 5w2h na prática + [Exemplo]
Aprenda como fazer através deste exemplo passo a passo do 5w2h imaginando que o objetivo seja o lançamento de um novo serviço na empresa:
WHAT (o que?)
Fazer o lançamento de um novo serviço de manutenção de eletrônicos com baixo custo a partir de mensalidade fixa.
WHY (por que?)
Devido à pandemia as pessoas estão evitando os reparos de equipamentos eletrônicos, postergando para o final da pandemia. Com a mensalidade é possível estabilizar a queda do faturamento.
WHERE (onde?)
Setor ADM/ Produção / Marketing da Matriz.
WHO (quem?)
Administrador / analista de marketing e o supervisor de funcionários.
WHEN (quando?)
Dia 01 de Junho e previsão de conclusão de 01/jul a 07/jul.
HOW (como?)
Com o uso de um ERP para manutenção de clientes, campanha de marketing agressiva e deslocamento de um técnico para cobrir o novo serviço.
HOW MUCH (quanto custa?)
Varia de R$ 1.800,00 a R$ 3.000,00 para o lançamento.
Matriz 5w2h: (3) ferramentas que podem ajudar a fazer o plano de ação
Separamos algumas ferramentas que vão ajudá-lo a criar o seu plano de ação 5W2h, são elas:
– Planilha Excel
O Excel é um software de planilhas e com ele é possível estruturar de forma simples, rápida e visual a metodologia 5w2h. Por isso disponibilizamos uma planilha gratuita para baixar:
BAIXAR PLANILHA 5W2H
O Trello é uma ferramenta online de gerenciamento de projetos e que tem a opção de compartilhar cards e informações com outras pessoas.
É uma excelente forma de delegar as atividades do plano de ação e conferir o status do processo de cada um dos colaboradores.
– Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP)
Um bom ERP permite a comunicação entre os colaboradores, agendamento de atividades, cronograma e integração com diferentes áreas que serão impactadas pelas ações.
Além disso, através dos relatórios é possível encontrar gargalos financeiros e obter informações relevantes sobre o negócio para a tomada das decisões.
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