Adotar ERP para pequenas empresas já foi um tabu. Antigamente, apenas as grandes organizações podiam se dar ao luxo de adotar sistemas eficientes, que eram exageradamente caros, complexos e difíceis de adaptar.
Tudo isso mudou e empresas dos mais variados portes e seguimentos podem usufruir dos benefícios dessas importantes ferramentas. Desde ganhos de lucratividade, produtividade e competitividade até a melhora do clima organizacional ficaram mais acessíveis com um bom ERP, assim como com outros benefícios.
Por isso, continue a leitura e confira os detalhes que precisa saber!
O que é um ERP?
Como habitualmente ocorre no mundo empresarial, a sigla deriva de um nome em inglês: Enterprise Resource Planning, o qual podemos traduzir como Sistema de Gestão Empresarial. Basicamente, ele reúne e integra todos os processos envolvidos na gestão de uma empresa. Desde as compras, passando pelo recebimento, até o controle financeiro gerencial posterior — tudo é monitorado, gerido e controlado em uma única ferramenta — o ERP.
Qual a importância de investir em um ERP para pequenas empresas?
Alguns novos recursos são incorporados o tempo todo no setor de tecnologia e nos empolgam pelo grau de inovação e praticidade que proporcionam. Um bom exemplo é o da comanda eletrônica, que otimiza o processo de um restaurante e melhora a experiência do cliente.
No entanto, nenhuma nova tecnologia pode ser realmente aproveitada sem uma base sólida estrutural. Sem um cadastro seguro e consistente de fornecedores e clientes, por exemplo, nenhuma empresa pode ter segurança de disponibilizar esses dados na internet para outras unidades da empresa.
O controle por meio de planilhas é um exemplo de aplicação altamente vulnerável que, além da insegurança, cria diversas dificuldades. Ao substituí-las por um ERP, o restaurante economiza muito tempo de toda a equipe, especialmente dos gestores, que podem se focar em tarefas mais estratégicas, que melhoram o atendimento e fazem o empreendimento crescer.
O ERP é justamente a base de estrutura que uma organização precisa para estar pronta para os mais impactantes desafios dos próximos anos, com novas tecnologias e novos modelos de negócio surgindo no mercado.
Além disso, existe o aspecto da integração, que é a base conceitual de qualquer bom ERP. Como todos os setores da empresa são geridos em um sistema único, não é necessário cadastrar um cliente em vários programas, as informações ficam em um único lugar, o controle é mais fácil e tudo fica bem organizado, com um histórico registrado de vendas e estoque, por exemplo.
Sem um bom sistema, ainda é comum que ocorra perda de documentos importantes, como notas de vendas a prazo, extravio de produtos, divergências financeiras, maior risco de fraudes no caixa, falta de controle de um estoque mínimo e um outro aspecto que incomoda muito qualquer gestor: um grande esforço e gasto de tempo com monitoramento para, ao final, não ter segurança total sobre o controle obtido.
Quais as vantagens de investir em uma solução eficiente?
Os benefícios são inúmeros, mas o principal deles é o aumento da lucratividade. O investimento que você faz em um ERP é rapidamente compensado pelo retorno que ele oferece ao longo do tempo. Mas os ganhos não estão limitados a esse aspecto. Basicamente, eles também incluem:
1. Aperfeiçoamento da segurança
Envolve tanto a tecnologia de proteção de dados quanto os recursos imobilizados na forma de produtos estocados, no controle do dinheiro do caixa, diminuição de desvios e desperdícios.
2. Melhora da operação
Os processos são integrados e otimizados em um ERP e, como consequência, melhoram o gerenciamento como um todo.
3. Desenvolvimento da produtividade
Os processos ficam mais rápidos, enxutos e ágeis. A produtividade é muito maior, inclusive em função das automatizações agregadas à ferramenta.
4. Crescimento da liquidez
A precisão do controle permite um estoque mais enxuto e outras formas de diminuição da imobilização de recursos que, na prática, significam mais dinheiro no caixa.
5. Aprimoramento dos controles gerenciais
A qualidade da informação para tomada de decisão é exponencialmente maior com um bom sistema de gestão. Vários relatórios ficam disponíveis e podem ser acessados com maior facilidade e em tempo real.
Como escolher um bom ERP?
Para quem não é do segmento de tecnologia, por mais bem informado que seja, pode ser difícil escolher um bom ERP. Afinal, existem particularidades técnicas difíceis de serem avaliadas. No entanto, o ideal é que você se concentre no que conhece melhor: o seu próprio negócio. Ao determinar o que a empresa precisa e quais dessas demandas são prioritárias, torna-se mais fácil avaliar a solução ideal. Para defini-la, você pode usar os critérios listados a seguir.
Retorno sobre investimento
Ao investir em um ERP para pequenas empresas, certamente aumentará a produtividade. Do mesmo modo, terá impacto nos lucros, na competitividade, na segurança e no nível de controle de sua operação.
Se puder mensurar esse ganho, medindo o tempo que vai economizar para emitir uma nota fiscal, por exemplo, terá uma ideia mais concreta do retorno que poderá obter. Para isso, você deve considerar todos os custos envolvidos, incluindo a eventual compra de servidores, que muitas empresas exigem, e outros custos indiretos de implantação e manutenção.
Depois, compare esses gastos com os ganhos que o sistema oferece e obterá uma medida perfeita sobre a melhor solução.
Especialização
Alguns fornecedores de sistemas de gestão são especializados em grandes empresas, outros só atendem segmentos específicos, como restaurantes e drogarias. Quanto mais adequado o sistema for à sua realidade, quanto mais atender as demandas prioritárias, melhor será o seu resultado.
Mas atenção! Os melhores sistemas são desenvolvidos de acordo com as melhores práticas de gestão. Por isso, em muitos procedimentos, vale a pena se adaptar a eles em vez de esperar que eles respeitem a forma como sua empresa opera. Esteja aberto às inovações em seus processos.
Treinamento
A competência e o talento da equipe são sempre importantes para qualquer negócio. Desde o processo de recrutamento e seleção até a capacitação constante, a forma como a empresa se dedica a melhorar a performance desses aspectos é determinante para o sucesso do empreendimento.
Como o ERP engloba todos os setores da empresa, o treinamento é muito relevante para obter o melhor aproveitamento do seu investimento em um sistema. Muitas empresas usam poucas funções e conseguem um ganho limitado por falta de qualificação da equipe.
Necessariamente, isso não significa que os ganhos não sejam compensadores, nem que a equipe não seja boa. Apenas que, quando o fornecedor de ERP se preocupa em fornecer um bom programa de implantação e treinamento, o seu ganho cresce substancialmente.
Conformidade fiscal
Especialmente no Brasil, onde as exigências legais e a burocracia atrapalham o empreendedorismo, a capacidade do fornecedor em atender a essas obrigatoriedades é uma garantia importante para sua empresa.
Modernidade e inovação
Estamos em um processo de grande mudança na atualidade. Por isso, você precisa de um fornecedor que esteja em condições de operar de forma inovadora e versátil. Além de permitir acesso a aplicativos que melhorem a logística de atendimento, por exemplo. Esse espírito moderno é fundamental para se certificar de que novas funcionalidades estarão disponíveis para você no futuro, evitando que você efetue gastos adicionais com a troca de algum fornecedor.
Por fim, saiba que a escolha do ERP para pequenas empresas está diretamente ligada à capacidade da equipe de desenvolvimento e atendimento do fornecedor. Aquela culpa que muitos usuários atribuem aos sistemas quando cometem um erro, não faz muito sentido. Afinal, softwares só fazem aquilo para o qual foram programados. O grande valor está em quem os programou, quem os utiliza, e também em quem oferece o suporte necessário.
Dessa perspectiva, conheça o nosso atendimento. Entre em contato e veja como nossos colaboradores estão preparados para ajudá-lo a decidir sobre a melhor opção para a sua empresa!