Escolher um sistema para bares e restaurantes não é a mesma coisa que avaliar várias opções de equipamento para a cozinha. O motivo é simples: por um lado, você conhece em detalhes os fogões, fornos e cada um dos utensílios usados em uma empresa do seu segmento. Por que então teria dificuldades, não é mesmo?
No entanto, por outro lado, um sistema não é algo que você avalia com a mesma frequência, o que dificulta o aprendizado sobre os detalhes desse recurso. Ao mesmo tempo, ele também deve ser considerado como um equipamento voltado para a sua atividade, já que foi desenvolvido para atender exclusivamente o seu segmento.
É por isso que elaboramos este texto para você. Continue a leitura e descubra tudo o que você precisa sobre esse tema!
1. O que é um sistema para bares e restaurantes?
Basicamente, um sistema para bares e restaurantes é um termo que usamos para softwares de gestão elaborados para atender esse ramo de atividade. Como tal, eles reúnem e integram todas as atividades, controles e necessidades dessas empresas, de modo a diminuir o retrabalho e a otimizar as operações.
2. Como funciona um sistema para bares e restaurantes?
O funcionamento desses sistemas envolve cada um dos processos do seu bar ou restaurante, desde a anotação de um pedido, passando pela emissão do cupom fiscal, até o envio das informações para o seu contador.
Essa centralização, ou seja, a concentração do controle de todas as tarefas em uma mesma base de dados, permite a efetivação de algo, como se fosse um painel de um avião, no que se refere à gestão do seu negócio.
Como todas as informações estão em um mesmo lugar, elas podem ser apresentadas de modo consolidado e sintético para que você tenha uma visão geral do negócio e, em consequência, o disponha sobre o máximo controle.
Sem um sistema, é como pilotar um avião em um dia totalmente nublado sem instrumentos, raio e visão. Dessa forma, um sistema coloca o seu negócio “na sua mão”.
3. Quais são os benefícios de um sistema para bares e restaurantes?
O primeiro e maior benefício de um software desses é a integração. Isso pode não parecer tão relevante a princípio, mas é determinante para a diminuição de erros e de retrabalho. Isso porque, quando a empresa usa mais de um sistema ou várias planilhas para controlar processos diversos dentro do restaurante, é preciso, por exemplo, cadastrar o mesmo fornecedor na aplicação que controla a contabilidade, o financeiro, o estoque e o caixa.
Em um sistema centralizado, o mesmo cadastro precisa ser feito uma vez só, eliminando o retrabalho. Ao mesmo tempo, isso evita cadastros duplicados, como nomes diferentes, o que pode causar uma infinidade de problemas que dificultam a gestão do negócio e, como no exemplo, a gestão de compras.
Imagine, por exemplo, que o mesmo fornecedor esteja cadastrado com dois nomes diferentes em uma planilha que controla o caixa. Nesse caso, talvez uma nota de entrada seja registrada em nome de um, e as outras em nome de outro. No entanto, no controle de contabilidade, é possível que o cadastro conste com uma terceira grafia do nome, sendo esta a única correta. Em decorrência, a empresa pode deixar de lançar uma nota e ter problemas com isso.
Obviamente, esse é apenas um exemplo. O fato é que, por ter mecanismos programados que evitam erros como a duplicação, os sistemas armazenam dados muito mais seguros e confiáveis, aumentam a produtividade de modo significativo e permitem que o foco seja voltado para a maximização dos lucros, a atenção com os clientes e outros aspectos que tornam o negócio mais viável e promissor.
4. Como implantar um sistema para bares e restaurantes?
A primeira medida para uma boa implantação é poder contar com um fornecedor experiente e que conheça sobre o seu negócio. Como essa não é uma atividade de rotina para você, é bom poder contar com alguém que esteja acostumado com a implantação, do mesmo modo que sua equipe está habituada ao preparo das refeições.
Além disso, valorize o treinamento e procure ajustar os seus processos logo no momento da adoção do sistema. Tentar correr para implantar de forma rápida, antes de preparar, configurar e parametrizar o sistema, dificilmente compensa.
5. Quais são os mitos do sistema para bares e restaurantes?
Algumas experiências erradas e a falta de conhecimento podem ajudar a criar ideias equivocadas sobre qualquer coisa. Não seria diferente no caso dos sistemas. Como nem todo mundo se sente à vontade com a tecnologia e, na maioria às vezes, não tem conhecimento aprofundado sobre ela, é muito fácil criar ideias erradas. Por isso, vamos resolvê-las antes de continuar.
Exclusivo de grandes empresas
Isso já foi uma verdade para alguns segmentos de mercado. No início, os sistemas de gestão eram muito complexos, difíceis de operar e absurdamente caros. Empresas de menor porte tinham dificuldade para adotar uma boa solução.
Mas isso mudou com o processo natural da tecnologia. A princípio, elas costumam ser limitadas a um público específico, mas depois evoluem e aumentam as possibilidades de uso para um número maior de pessoas.
Além disso, os softwares elaborados para bares e restaurantes foram implementados para o setor. Eles não atendem cozinhas industriais e outros setores e, por isso, são adequados ao porte das empresas do segmento.
Caros e com processos engessados
Como já colocamos, a tecnologia evoluiu e tornou esses sistemas mais acessíveis. Além disso, o retorno que você tem com o aumento da produtividade, a diminuição de desperdícios, o incremento da lucratividade e, muitas vezes, com a redução da necessidade de capital de giro, entregam um retorno exponencialmente superior ao investimento — essa é uma característica da tecnologia.
Difíceis de usar
Esse é outro aspecto de grande evolução nos sistemas, principalmente nos últimos anos. Os melhores sistemas são bastante intuitivos e exigem períodos de treinamento cada vez mais reduzidos para dominá-los. Além disso, existem módulos agregados, como a comanda eletrônica, que facilitam muito a operação.
Difíceis de implantar
Isso pode até ser verdade, mas só ocorre quando a empresa não segue um cronograma planejado de implantação. Um software de gestão não é como uma aplicação simples do Office.
De modo comparativo, você não terá grandes problemas se alguém começar a usar o Word sem nunca tê-lo experimentado, muito embora o tempo de tarefa provavelmente será muito maior. Já em um sistema, é preciso alinhar os processos da sua empresa para aproveitar esse sistema e melhorar os procedimentos. Se você tentar aprender na prática, ou seja, fazendo, não vai usufruir de todos os benefícios.
Facilmente substituíveis
Não cometa o erro de achar que planilhas e sistemas elaborados para outros segmentos possam fazer o mesmo trabalho de um software especializado. Eles são feitos sob medida para que você não precise realizar adaptações e improvisos.
Basicamente, é isso que podemos lhe informar em um texto rápido sobre o tema. No entanto, é possível fazer uma análise mais personalizada. Ou seja, levantar em poucos minutos, com algumas perguntas simples, os gargalos da gestão e controle na sua operação atual e apontar como um sistema para bares e restaurantes ajudaria o seu caso específico.
Quer ter acesso a essa informação? Basta entrar em contato. Estamos a sua disposição para ajudar em uma avaliação. Confira!