Em algum momento você já esteve diante de alguma dessas situações?
- Preciso comprar melhor, repor em volume e pagar a vista. Qual volume de capital de giro preciso para implementar essa ação?
- Gostaria de precificar melhor meus produtos, aumentar as margens em alguns e diminuir noutros. Quero ser mais competitivo e ganhar fama de barateiro. Como posso simular os impactos que essas alterações terão sobre o lucro da minha empresa?
- O que seria melhor, abrir uma filial física ou implementar um projeto de vendas pela internet?
- Gostaria de alongar o prazo de pagamento dos meus clientes, pois quero vender mais e também auferir receitas com juros. Que estratégia utilizar para convencer meus fornecedores a também aumentarem o meu prazo de pagamento?
Você certamente já ouviu dizer que o que move o mundo são as perguntas e não as respostas, né? Mas, para nós gestores, as respostas é que sustentam as decisões mais complexas que afetam diretamente os resultados das nossas empresas.
Tenha certeza, para qualquer pergunta as melhores respostas sempre serão as que estiverem embasadas na experiência do gestor e corroboradas na evidenciação dos dados.
Quer entender melhor sobre isso?
Vem comigo, esse artigo é para você!
Os dados… Ah! Os dados!
Criar estratégias não é fácil, desenvolver um plano de ações para atingir os objetivos estratégicos da empresa também não é tarefa simples, mas uma coisa eu posso lhe assegurar: é impossível realizar qualquer uma dessas tarefas sem dados. Segundo a Unicamp:
“Dados são observações documentadas ou resultados da medição.
A disponibilidade dos dados oferece oportunidades para a obtenção de informações.”
Por outro lado, as informações são produzidas por um conjunto de dados que retratam alguma situação documentada ou medida.
Trocando em miúdos e traduzindo para gestão, dados e informações são de extrema importância para subsidiar a tomada de decisões nas empresas, ponto final!
Então, não há o que se falar em decisões assertivas sem o conhecimento real da situação ou cenário futuro projetado.
Dados, informação e o seu sistema de gestão
Você já parou para pensar qual a relação que seu sistema de gestão tem com dados seus dados e as informações da sua empresa?
É tarefa dele transformar dados em informação, apresentá-las a você de uma forma coordenada, didática e analítica.
Digo isso porque aqui quero ressaltar a importância que o sistema de gestão tem para o seu negócio.
Quantas vezes nas minhas consultorias perdi um tempo danado tentando garimpar alguma informação, pois o sistema de gestão não tinha nada de qualidade registrado.
Como eu poderia aconselhar o empresário? Baseado em que informações eu o sugeriria tomar essa ou aquela decisão?
Sempre me perguntava: qual a dificuldade a equipe tinha em registrar as movimentações no sistema? Por que não se registrava?
Bom, posso supor que as respostas a todos esses questionamentos estão diretamente ligados ao fato do gestor não ter dado a devida importância na escolha de um bom sistema de gestão e, por outro lado, não ter disponibilizado os melhores recursos para fazer uma boa implantação do sistema.
Aí o preço é caro, pois a equipe se acostumou a não registrar nada e quando você tenta regularizar a situação a resistência a mudança fala mais alto. De uma hora para outra o gestor se vê diante de um enorme obstáculo que ele próprio ajudou a construir.
A quem interessa não inserir todos os dados no sistema?
Talvez não existe uma resposta plausível para essa pergunta, pois seria melhor perguntar: quem mais perde pela não inserção?
Não existe a menor dúvida que é o empresário. O maior prejudicado é o empresário, pois a empresa é dele, ele é o grande investidor, a ele recai o ônus ou o bônus dos resultados obtidos.
O empresário perde quando:
- não educa sua equipe a trabalhar de forma organizada, deixando margens para que esse comportamento reflita em qualquer outra tarefa a ser exercida pela equipe, contribuindo para a implantação de uma cultura organizacional que não prima pela exatidão de tudo que faz;
- se expõe ao risco de ser roubado, pois quem não registra não sabe o que aconteceu e aí… a ocasião faz o ladrão! Sem controles fica muito fácil a prática de fraudes que lesam os cofres do empreendimento;
- não obtém informações tempestivas que o auxilie na tomada de decisão, seja na hora de repor os estoques ou de planejar seu fluxo de caixa futuro.
O simples fato de menosprezar a importância de ter em mãos, a tempo e a hora, qualquer informação que possa modificar minimamente a gestão da empresa é muito perigoso.
A exatidão dos dados
Manter um sistema de informação capaz de auxiliar positivamente na gestão da empresa exige uma dedicação diária de toda a equipe.
Alimentar um sistema é coisa séria e não se pode aceitar nada que não seja exatamente a realidade ou o mais próximo dela.
Não há espaço para informações desencontradas, preços que não condizem com a realidade de reposição ou cadastros de clientes incompletos. É preciso compreender que um sistema mal alimentado não se presta a quase nada, pois sem dados fidedignos o sistema não conseguirá produzir informações claras, auditáveis e com alto poder de análise.
Então, vai cadastrar um cliente?
Solicite todos os dados agora!
Não deixe para completar o cadastro mais tarde porque isso não vai acontecer.
Vai cadastrar um produto que se compra em caixas e se vende de maneira fracionada?
Faça o cadastro como tem que ser, lembre-se que o preço de custo também deverá ser fracionado.
Nas operações de venda, registre tudo.
Especifique tudo.
Lembre-se que é dali que sairão as informações mais importantes para a gestão da empresa.
Também é por esses registros que se controlará o caixa e o estoque, segurança contra fraudes.
Sistema de gestão com informações pela metade de nada vale, não se esqueça disso.
Os relatórios e o apoio a tomada de decisões mais assertivas
Depois de tanto falar sobre dados e sistema de gestão, informação e o preço da falta dela, podemos falar sobre os relatórios que lhe ajudam a tomar decisões mais assertivas.
| Relatório |
Propósito |
Poder Decisório |
| Compras x CMV |
Controlar o volume de compras para não comprometer a liquidez da empresa |
Se a empresa repõe mais estoque do que vende, certamente consumirá boa parte do seu capital de giro. Fique de olho, compre dentro dos limites do que foi vendido e não passe aperto financeiro. |
| Estoque x Curva ABC |
Não estocar o que não vende. |
70% das vendas de uma empresa vem da comercialização de apenas 20% dos itens do seu portfólio, esses são os produtos de classificação “A”. Se é assim, a gestão profissional preconiza que produto “A” não pode faltar, mas em algumas empresas os “A” faltam e os “C” estão com as prateleiras cheias. A empresa perde vendas, imobiliza capital de giro e lucro muito menos. |
| DRE |
Verificar a capacidade da empresa gerar riquezas |
A Demonstração de Resultados do Exercício é vital para qualquer negócio. Entender como se comportam os custos e despesas frente as receitas é essencial. Importante ressaltar que a DRE pelo regime de competência demonstra a lucratividade independentemente se uma receita foi recebida ou se uma despesa foi paga. É isso mesmo. Somente assim é possível apurar o verdadeiro resultado. Agora, quanto a entrada e saída de recursos pode se utilizar a DRE por regime de caixa. |
| Balanço Patrimonial |
Demonstrar a evolução do patrimônio da empresa |
O resultado apontado na DRE será acrescido ao patrimônio da empresa no fim de cada mês. Então o balanço é importante para o gestor identificar se seu patrimônio está evoluindo positivamente ou se o prejuízo vem consumindo a riqueza da empresa. Além disso, é pelo balanço que o gestor saberá onde foi aplicado o lucro, pois muitas empresas sabem que tem uma operação lucrativa, mas vivem apertadas financeiramente. Nesse relatório as respostas a essa indagação ficam muito fáceis de serem respondidas. |
| Prazos Médios |
Identificar o financiador do capital de giro da empresa |
Os prazos médios (estoque, recebimento, pagamento, dentre outros) podem nos indicar o ciclo de caixa da empresa, mais precisamente o quanto os fornecedores estão bancando o giro do negócio. Quanto mais os fornecedores bancarem o ciclo operacional da empresa, melhor, pois menor será o volume de capital de giro proveniente dos recursos da própria empresa. |
| Fluxo de Caixa |
Prever antecipadamente gargalos financeiros e garantir a liquidez |
Esse relatório, com base nos saldos de caixa e nos possíveis recebimentos e pagamentos, traça um cenário financeiro para um determinado período. Por ele fica fácil então se antecipar e buscar recursos para uma data em que você já sabe que precisará de um aporte no caixa ou, por lado, aplicar as sobras já que a situação financeira vai muito bem obrigado. |
| Rentabilidade x Atratividade |
Fazer gestão dos preços de venda para garantir a máxima competitividade |
Numa empresa existem produtos que tem preços para atrair clientes (cesta básica, por exemplo) e outros para rentabilizar o negócio (o leite condensado). Fazer a correta gestão das margens de lucro fazem com que sua empresa seja vista como a que tem os melhores preços, assim a fidelidade dos clientes que compram a cesta básica também garante a venda do leite condensado. |
| AV da DRE |
Garantir a máxima rentabilidade do negócio |
A análise vertical da DRE foca medir, mês a mês, a grandeza de cada despesa frente as receitas da empresa. Se o gasto com manutenção da frota foi de 3% num mês é preocupante que noutro ele alcance os 5%. Analisando essas grandezas todo mês fica fácil definir ações para garantir a máxima lucratividade do negócio. |
| Previsão de Vendas |
Acompanhar o batimento das metas e maximizar os resultados |
Muitos gestores deixam para avaliar o desempenho de sua equipe de vendas na virada do mês. O ideal é acompanhar os números todos os dias para saber se as metas serão batidas. Dessa forma o gestor poderá colocar em prática ações que podem ajudar sua equipe a superar os resultados esperados. |
| Evolução do Endividamento |
Monitorar se a empresa tem conseguido diminuir seu endividamento |
Possuir dívidas pode não ser um problema desde que se consiga administrá-la. Algumas empresas focam na rolagem da dívida e outras na sua liquidação. O monitoramento ajuda a entender se a empresa tem alcançado seu objetivo. |
É claro que existem muitos outros importantes relatórios de gestão. Poderíamos citar dezenas, mas acreditamos que com esses exemplos conseguiremos demonstrar a importância dos dados e das informações na gestão de uma empresa.
Nenhum desses fundamentais relatórios seria possível se o gestor desconsiderasse a importância de alimentar seu sistema de gestão com informações fidedignas capazes de demonstrar todo o fluxo operacional e financeiro do negócio.
Decisões assertivas e o crescimento do negócio
Decisões assertivas encurtam a distância que existe entre qualquer negócio e o sucesso. Sucesso aqui traduzido em crescimento, principalmente o financeiro. Muitos empresários não entendem o porquê sua empresa vende bem, as margens estão dentro da expectativa de lucro, mas o negócio não tem liquidez. A cada dia a empresa fica mais estrangulada pelos gargalos financeiros. Como explicar isso?
A resposta pode até não se resumir a uma única, mas tenha certeza, com bons relatórios em mãos fica fácil explicar. Quer ver só?
- Compras x CMV: esse demonstrativo pode indicar que seu departamento de compras está repondo mais do que o necessário. Talvez por estar orientado a comprar grandes volumes para obter custo mais baixo, mas compra mal, pois compra muito mais que a demanda consegue absorver.
- Estoque x Curva ABC: aqui seria melhor falar em compras x curva ABC, mas tudo bem. O que importa é que se a empresa repõe mal seus estoques e que compra muito mais que a demanda, pode ser que a situação seja ainda pior, pois pode estar privilegiando a compra de produtos da classificação “B” ou “C” na curva ABC. Ai não tem jeito, a empresa vai ficar fortemente estocada e descapitalizada.
- DRE: este demonstrativo vai lhe indicar alguma variação anormal do volume de receitas, custos e despesas. Importante fazer uma análise vertical da DRE, ou seja, calcular a porcentagem de cada gasto em relação as receitas e verificar se algum deles está em descompasso, principalmente na comparação de uma série de meses.
- Balanço Patrimonial: bom, mas como eu posso comprovar que meu departamento de compras tá comprometendo a liquidez da empresa? No balanço fica fácil entender quais contas (caixa, bancos, estoque, contas a receber, investimentos, imobilizado, fornecedores, etc.) estão absorvendo o resultado da empresa. Se a conta estoque está crescendo de um período para o outro, pode estar ali o lucro que seu negócio teve, mas que seu financeiro não viu.
- Prazos médios: o relatório de prazos médios calcula o Ciclo Operacional e Financeiro da empresa. Eles serão uma boa baliza, pois quanto mais prazo você consegue para pagar seus fornecedores e, por outro lado, quanto mais célere for sua operação entre comprar, estocar, vender e receber do seu cliente, mais os recursos dos seus fornecedores estarão bancando o capital de giro do negócio. Pode ser que por uma negociação que encurte o prazo de pagamento das compras, com a finalidade de conseguir melhor preços de reposição, sua empresa esteja cada vez mais dependente de seus próprios recursos para bancar todo o ciclo operacional do negócio.
- Fluxo de Caixa: se o problema é liquidez, o fluxo de caixa é uma excelente ferramenta de gestão, pois com ele vai ficar fácil de se tomar decisões assertivas e preventivas para lidar com o gargalo financeiro que acontecerá 5 dias a frente, por exemplo. Utilize o fluxo de caixa rotineiramente e aja de forma rápida e com antecedência para evitar problemas financeiros, bem como para investir as sobras em caixa.
Tá vendo? Os relatórios gerenciais são fantásticos e indispensáveis, olha só o poder investigativo e responsivo que eles têm apenas nesse exemplo hipotético.
Imagine quantas outras situações complexas do dia a dia empresarial que podem serem explicadas com a ajuda deles… Mas para isso, nunca despreze a importância dos dados para gerar informações em forma de relatórios.
Sua empresa só vai conseguir isso se der muito valor na escolha e alimentação de um bom sistema de gestão.
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