Na hora de fazer a contratação de um software de gestão é comum surgirem dúvidas sobre as vantagens e desvantagens de um ERP (Enterprise Resource Planning).
Afinal, essas ferramentas oferecem uma série de funcionalidades e saber se elas realmente atenderão às necessidades do seu negócio nem sempre é fácil.
É fato que esses recursos são essenciais para uma melhor gestão empresarial, servindo como referência para a distribuição mais eficiente de recursos e, consequentemente, para a tomada de decisão.
No entanto, de nada adianta contratar um sistema de gestão, se ele não atende às expectativas da gestão da sua empresa.
Por isso, antes de contratar uma ferramenta, nada melhor do que entender quais são as principais vantagens e desvantagens do sistema de gestão integrada.
Quais são as principais funcionalidades de um ERP?
Um sistema de ERP possui uma série de funcionalidades, adaptáveis para empresas dos mais diferentes tamanhos: pequeno, médio ou grande porte.
Para você entender um pouco sobre a metodologia de trabalho, separamos aqui os principais recursos dessas plataformas de gestão. Confira!
Gestão financeira e fiscal
Não há como negar que o departamento financeiro é o coração de qualquer negócio, pois qualquer falha pode acarretar em grandes prejuízos financeiros para a companhia.
Dessa forma, contar com um sistema que auxilie na gestão dos recursos e nas rotinas financeiras pode ser determinante para a condução dos processos do departamento.
Entre os principais recursos de um módulo financeiro estão fluxo de caixa, fechamento do livro caixa, previsão de receitas e despesas, além das operações com cartão de crédito e cheques e emissão de relatórios.
Para entender as vantagens e desvantagens da aquisição de um ERP de mercado, é importante que saiba que todas essas informações ficarão à sua disposição sempre que precisar, o que favorece a programação de investimentos e a redução de gastos.
Gestão de estoque
O sistema de gestão oferece uma visão detalhada sobre toda a empresa, incluindo o estoque.
Ao possuir todos os dados sobre matérias-primas e produtos disponíveis, sua empresa conseguirá se programar para atender os pedidos dos seus clientes, além de solicitar reposição de estoque previamente.
A principal vantagem de fazer um gerenciamento efetivo de estoque é evitar informações duplicadas, o que aumenta a confiabilidade dos dados, evitando falhas.
O sistema permite ainda o controle de lotes de produtos por número de série, emite relatórios sobre o estoque, envia históricos de movimentações do almoxarifado e integra os setores de vendas, compras e financeiro.
Entre as vantagens do ERP nas organizações está justamente a possibilidade de saber qual a situação do seu estoque, produtos disponíveis e aqueles que já estão reservados.
Qual a importância de investir em um sistema de ERP?
Investir em um sistema de gestão ERP proporcionará ao seu negócio uma escalabilidade sólida e segura, além de permitir que seu negócio atenda a demanda de uma forma mais eficiente, possibilitando, inclusive, o aumento da sua receita.
Com ele, sua empresa poderá controlar, armazenar, integrar e agilizar o fluxo de informação de toda a sua cadeia produtiva.
A centralização de dados e a segurança proporcionada por esses sistemas tornam o investimento ainda mais relevante.
Com processos mais alinhados, você terá uma operação com maior consistência operacional, tornando sua empresa muito mais competitiva no mercado.
Quais são as vantagens e desvantagens de um ERP
A verdade é que existem mais vantagens do que desvantagens ao fazer a contratação de um ERP para a sua empresa, independente do seu porte ou segmento.
Mas para que você mesmo possa listar as vantagens e desvantagens da aquisição de um ERP de mercado, pontuamos neste artigo os prós e os contras desses sistemas.
3 principais vantagens de um ERP
As plataformas de gestão garantem uma série de benefícios para as organizações, que vão desde a gestão de estoque até o gerenciamento de dados de toda a organização.
No entanto, existem ainda muitas outras vantagens para o seu negócio. Confira!
Maior transparência
Sem dúvida, essa é um dos benefícios mais relevantes dos ERP’s. Os sistemas de gestão permitem que você tenha acesso total e detalhado de todos os processos importantes para a sua operação.
Dessa forma, toda a sua equipe conseguirá visualizar de uma forma clara e fácil as informações de todos os departamentos.
Somado a isso, ter os dados centralizados em um mesmo sistema permite uma maior colaboração das equipes, obtendo uma conclusão mais simplificada e rápida das tarefas diárias.
Entre as vantagens do ERP nas organizações, sem dúvida, essa maior transparência fará com que os fluxos de trabalhos sejam mais coerentes nos mais diversos setores, rastreando processos interdepartamentais de forma mais eficaz.
Segurança de dados
Hoje em dia, segurança de dados é algo extremamente importante em uma organização.
Um sistema de gestão oferece armazenamento de informações muito mais seguro, já que é possível criar vários níveis de acesso, controlando quem pode editar determinados dados e quem pode apenas visualizá-los.
Todo esse controle ajuda a sua companhia a manter um nível alto de segurança de informação, que é imprescindível.
Sem contar que o sistema de gestão permite backups centralizados de dados, que precisam de maior confidencialidade.
Personalização completa
Outra vantagem de um ERP é a possibilidade de personalizar as funções de acordo com as necessidades específicas da sua operação e também dos objetivos do seu negócio.
E o melhor é que muitos desses softwares possuem os mais diferentes tipos de aplicativos, que podem ser implementados de forma conjunta.
Dessa maneira, é possível escolher quais são os elementos que se aplicam da melhor forma na realidade da sua empresa.
Quando o assunto é customização, esses sistemas podem ser implantados em nuvem ou diretamente no local. No primeiro caso, todo o seu pacote operacional é gerenciado por um provedor de ERP.
Já na implantação in loco, o software deve ser implantado em todos os servidores e computadores da sua empresa. Nos últimos anos, o armazenamento em nuvem está entre as opções mais vantajosas do mercado.
2 Principais desvantagens de um ERP
Para você que quer entender as vantagens e desvantagens do sistema de gestão integrada, como já falamos, os contras são irrelevantes quando comparados com os benefícios que esses sistemas podem oferecer para sua companhia.
Dificuldades com atualizações e suporte
Para melhorar o desempenho do ERP e até mesmo em razão da integração com outros sistemas, a ferramenta precisa ser constantemente atualizada para evitar inconsistências de dados e invasões.
Esse trabalho deve ser feito pela empresa contratada ou por profissionais especializados. Quando feito por terceiros, é possível estabelecer os níveis de serviços de forma antecipada com base nas necessidades da operação da sua operação.
Por isso, o ideal é que a empresa de ERP ofereça um suporte adequado com atualizações frequentes do sistema.
Falta de adequação aos requisitos
Entre as vantagens e desvantagens de um ERP, a falta de adequação aos requisitos pode ser um itens que depõe contra o sistema de gestão, mas isso se aplica nos casos de desenvolvimento interno de um software.
Isso porque, entre as maiores dificuldades é estabelecer o que a ferramenta precisa executar, consumindo tempo e demanda dos seus analistas de sistemas, designers de interfaces, gestores de produtos e dos arquitetos de soluções.
Por isso, o mais recomendado é contratar um software de uma empresa especializada, pois no desenvolvimento interno, muitas vezes, você não conseguirá abranger todos os aspectos necessários que envolvem esse processo.
Com isso, detalhes importantes podem ser deixados de lado, o que compromete a efetividade do seu software.
Quais são os fatores que influenciam no sucesso do uso do ERP nas empresas
Depois de entender as vantagens e desvantagens do sistema de informação, é importante saber quais os fatores que influenciam no sucesso da utilização do ERP na sua organização.
Envolvimento dos usuários
Para que o uso do sistema traga realmente vantagens para a sua companhia, o envolvimento dos usuários, ou seja, dos colaboradores de todos os departamentos é imprescindível.
De nada adianta fazer a contratação do melhor software se a sua equipe utiliza a plataforma de forma desalinhada ou até mesmo nem faz uso do sistema em sua totalidade.
É preciso que haja políticas internas que obriguem o uso correto de cada um dos seus recursos, com processos claros e sólidos.
Nesse sentido, treinamentos devem ser efetuadas ao contratar a plataforma, sempre que novos colaboradores forem efetivados e quando ocorrem atualizações do sistema.
Infraestrutura adequada
Outro ponto importante para garantir todas as vantagens do ERP nas organizações é ter uma infraestrutura adequada para a implantação do sistema.
Sua empresa precisará ter servidores adequados para a instalação do sistema de gestão. É necessário ter servidor de aplicação do ERP, sistema operacional para os servidores, além de um servidor de banco de dados.
Os sistemas de segurança também devem ser eficientes, uma vez que são os responsáveis por impedir roubo de dados e invasões.
Alinhamento entre o software e os objetivos da empresa
O sistema de gestão contratado pela sua companhia precisa estar alinhado aos objetivos da sua empresa, sejam eles operacionais ou culturais.
Verifique se realmente a metodologia de trabalho condiz com as metas que você definiu para o seu negócio. Outro ponto importante é verificar se os custos desse sistema vai ao encontro do que sua empresa pode investir naquele momento.
Além de entender as vantagens e desvantagens do sistema de gestão integrada, essas questões também influenciam no sucesso do ERP. Já imaginou você contratar algo, fazer todas as integrações e depois não conseguir bancar os custos?
Por isso, encontre sistemas que atendam ao seu orçamento. Nesse sentido, o Sommus Gestor é um dos software de gestão como melhor custo-benefício do mercado.
Tenha um profissional que faça a gestão do software
Para garantir 100% de aproveitamento de um sistema de gestão é importante que você tenha um profissional que entenda de TI para que possa fazer o gerenciamento dos procedimentos.
Em casos de treinamentos, dificuldades de operação e dúvidas por parte da sua equipe é fundamental que tenha um especialista interno para que possa auxiliar sempre que necessário, garantindo maior agilidade.
Escolher o melhor sistema para seu tipo de negócio
Mesmo que a maioria dos softwares de gestão sejam adaptáveis aos mais diferentes perfis organizacionais, entender o que realmente a sua empresa necessita em termos de funcionalidades é quase que obrigatório.
Entendendo o que sua empresa necessita, sem dúvida, você conseguirá contratar um bom software que garanta as melhores vantagens do ERP nas organizações.
Como escolher o melhor ERP para o seu negócio?
Para escolher o melhor ERP para seu negócio, recomendamos que você avalie primeiramente o momento atual da sua empresa.
Isso porque, a implantação de um sistema de gestão exige planejamento, tempo e esforço de toda a sua equipe, incluindo colaboradores e gestores.
Entenda quais são os setores que precisam ter maior atenção na hora de implementar um software, assim você conseguirá entender a real necessidade em cada um dos seus departamentos.
Com isso, você terá muito mais segurança de contratar aquele ERP que atende as necessidades da sua operação.
Para escolher o melhor ERP, é importante entender também qual o nível de suporte oferecido pela empresa, como os treinamentos são realizados e quais os tipos de serviços ofertados.
Claro que o valor também precisa ser considerado na hora de escolher o melhor sistema, mas é importante destacar que não é somente o preço que precisa levar em consideração.
Na hora de fazer a contratação, pense da seguinte forma: o ERP tem um custo bem vantajoso, mas será que as funcionalidades e os demais serviços oferecidos atendem as expectativas da sua organização?
Pensando dessa forma, certamente, você escolherá o melhor sistema de gestão para fazer o seu negócio decolar.
Conclusão
Agora que você já sabe as vantagens e desvantagens de um ERP, que tal encontrar a solução mais vantajosa para a sua empresa com as melhores funcionalidades e os custos que cabem no seu orçamento?
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