Para garantir processos mais otimizados e um controle efetivo das atividades operacionais, investir em um sistema de gestão integrado para empresas prestadoras de serviços é mais do que importante, é fundamental.
A utilização de planilhas para controlar os processos e atividades de todos os departamentos de uma companhia ficou no passado.
Com os avanços tecnológicos, softwares de gestão passaram a contribuir para a redução do tempo gasto nos procedimentos manuais que, inclusive, geravam muitas falhas e divergências de informações.
Um bom sistema de gestão possui recursos que auxiliam na redução de custos e, consequentemente, no aumento de lucro das companhias.
Mesmo empresas de pequeno e médio porte estão utilizando ferramentas para integrar todas as informações entre seus departamentos, para que, dessa forma, seja possível se consolidar em um mercado tão competitivo.
Se ainda não pensou em contratar um sistema de gerenciamento de serviços, é bom começar a analisar essa possibilidade, caso queira tornar seu negócio mais sólido e lucrativo nos mais diferentes aspectos.
Para te ajudar a entender quais são os benefícios, como e quando contratar um software de gestão, preparamos um artigo muito completo para que você possa escolher a melhor opção para a sua empresa.
O que é um sistema de gestão integrado para empresas que prestam serviços?
Um sistema de gestão integrada para empresas que empresas que prestam serviço é um software que organiza e centraliza todas as operações de uma empresa, promovendo a comunicação entre os diferentes setores.
O objetivo é garantir que os processos sejam melhor alinhados, tornando possível uma melhor execução de atividades e processo internos ao integrar dados de todas os departamentos de maneira confiável e transparente.
Um sistema de gestão faz, primeiramente, um diagnóstico das necessidades do seu negócio e, depois, atua na implantação de uma metodologia para melhorar processos, visualizar melhor métricas e indicadores para impulsionar o crescimento da empresa.
Quais são os benefícios de um software para empresas prestadoras de serviços?
Uma ferramenta de gerenciamento de atividades operacionais traz ganhos significativos quando são utilizados nas rotinas empresariais.
Um estudo feito pela Aberdeen Research, uma empresa norte-americana de análise de comportamento do comprador, revelou que o uso de sistemas de gestão pode reduzir cerca de 18% de custos operacionais de empresas de diferentes portes.
Ainda segundo o levantamento, esses sistemas podem reduzir em 26% as despesas administrativas, além de aumentar a produtividade dos colaboradores em torno de 73%.
Ou seja, a implementação desses recursos na sua empresa pode trazer efeitos positivos em todas as áreas, garantindo melhores resultados, diferenciais competitivos, estratégias mercadológicas mais direcionais, e muito mais.
Em termos práticos, separamos aqui algumas das principais vantagens, que serão visíveis nas rotinas operacionais e estratégicas.
Processos de vendas de produtos e serviços mais rápido e simples
Um bom sistema de gestão para prestadores de serviços deve oferecer processos de vendas simples e rápidos.
Muitos softwares possibilitam a execução de vendas em um único processo, selecionando várias formas de pagamento e, no final, permitindo a emissão do documento fiscal, como NFCe, NFe e/ou NFSe, de maneira facilitada.
Nesses casos, essas ferramentas também fazem o registro de entradas já com as tributações pré-definidas, emitem boletos e os enviam para os clientes com apenas um clique.
Além disso, um bom sistema de gestão permite também que seja realizada toda a movimentação contábil e de fluxo de caixa de acordo com as categorias de lançamentos.
Gerenciamento do setores de venda e Departamento Pessoal
Um software para empresas prestadoras de serviços pode auxiliar o gerenciamento de ordem de serviços, pedidos, tarefas operacionais e também a folha de pagamento dos colaboradores.
No caso das ordens de serviços é possível acompanhar os status de cada pedido e todas as interações que a sua equipe realizar.
Para facilitar a distribuição das atividades entre as equipes, há recursos que proporcionam a adição e acompanhamento de tarefas, agendamento de reuniões e compromissos a partir de um dashboard.
Com esse recurso, os integrantes da sua equipe podem fazer comentários das atividades diárias, favorecendo uma visão detalhada dos projetos e tarefas, identificando gargalos e antecipando-se aos problemas.
O sistema de gestão integrado para empresas prestadoras de serviços permite que os gestores criem listas de tarefas e gerencie o andamento de cada projeto.
A sua equipe de Departamento Pessoal também pode ser beneficiada com a implantação de um software de gestão, já que esses recursos permitem o registro da folha de pagamento de todos os funcionários, facilitando o entendimento dos custos com capital humano.
Informações em tempo real e confiabilidade
Nunca foi tão necessário reunir informações em um único lugar, onde todos da equipe, tanto gestores quanto colaboradores podem encontrar dados importantes, que estarão sempre disponíveis e atualizados.
Ao implantar um sistema de gerenciamento de serviços na sua empresa, você poderá contar com recursos voltados para o gerenciamento de informações por meio de relatórios e gráficos de fácil visualização.
O melhor é que tudo isso pode ser acompanhado em tempo real, o que facilita a tomada de decisão ou até a revisão e alteração de projetos e ações.
Sem contar que a implantação de um software proporcionam uma maior confiabilidade das informações, uma vez que esses softwares conseguem reunir diferentes informações e dados.
Dessa forma, sua equipe se sentirá muito mais segura para fazer análises internas e mercadológicas.
Facilidade de atendimento à legislação e fiscalização
Um bom sistema de serviços contribuirá também para que a sua empresa atenda às normas e legislações vigentes.
No dia a dia do seu setor contábil é preciso gerar escrituração digital e apurar os mais variados impostos.
Um sistema de gestão ajudará a sua equipe a não esquecer de fazer algum pagamento importante, evitando que a sua empresa caia na ilegalidade e seja multado por órgãos fiscalizadores.
Pequenas empresas prestadoras de serviço também precisam de um sistema de gestão?
A resposta é sim. Mesmo empresas de pequeno porte precisam contratar um sistema que auxilie no gerenciamento de diferentes setores.
Com a concorrência cada dia mais acirrada, contar com um sistema de serviço tornará a sua gestão mais alinhada e estruturada, permitindo que sua empresa possa se posicionar no mercado de forma mais sólida.
O resultado desse posicionamento, certamente, trará mais oportunidades, soluções e lucros, garantindo um diferencial competitivo.
Somado a isso, com tudo organizado internamente, ficará muito mais fácil avaliar as atividades, redefinir papéis, criar metas e muito mais.
Software grátis para empresas prestadoras de serviços. É a melhor opção?
Antes de definir se um software grátis para empresas prestadoras de serviços é a melhor opção, é preciso entender quais as necessidades da sua empresa.
Isso porque, muitas ferramentas gratuitas possuem recursos limitados, ou seja, possivelmente, você precisará de integrações, relatórios e dados que a versão gratuita não oferece.
Por isso, recomendamos que avalie exatamente todos os recursos que sua empresa necessita em termos estruturais. De nada adianta ter um software grátis se ele não corresponde às expectativas operacionais da sua companhia.
Como escolher o melhor sistema de gestão integrado para empresas prestadoras de serviços
Antes de contratar um sistema de gestão, você precisará levar em consideração uma série de questões, a fim de escolher o melhor sistema de gestão integrado para empresas prestadoras de serviços.
Confira aqui alguns dos principais pontos que precisam ser avaliados na hora de implementar um sistema para o seu negócio.
Analise as necessidades da sua empresa
A primeira coisa é entender quais são as necessidades da sua empresa. Analise quais os processos e fluxos internos que precisam de melhorias e otimizações.
Como estão as atividades do seu setor produtivo? A emissão de relatórios é feita de forma manual? Sua empresa possui um fluxo de atividades organizados e alinhados nos diferentes departamentos?
Sua empresa precisa de integrações de informações em um só lugar para um melhor acompanhamento dos dados? O setor financeiro consegue fazer análises precisas e seguras sobre o cenário econômico da sua companhia?
Todos esses questionamentos que pontuamos acima te ajudará a escolher a plataforma de gestão que mais se adequa às necessidades e ao perfil da sua companhia.
Infraestrutura, integrações, facilidade de uso e suporte
Entendendo a necessidade da sua empresa, chegou a hora de iniciar a busca pelo software para empresas prestadoras de serviços ideal para a sua empresa.
Uma ferramenta de gestão precisa oferecer uma boa infraestrutura com os recursos tecnológicos mais avançados e servidores seguros, onde as informações possam ficar hospedadas de maneira confiável.
Opte sempre pelas plataformas que podem ser acessadas diretamente pela internet, pois isso facilitará o acompanhamentos de dados em qualquer hora e lugar, inclusive por meio de dispositivos móveis.
Outro ponto importante é que os recursos sejam fáceis de ser utilizados com procedimentos simples e, claro, que ofereçam manuais de instruções de uso e também treinamentos para seus colaboradores.
No período de avaliação da ferramenta, é imprescindível que você solicite para a empresa de software realizar uma apresentação de como o sistema funciona na prática.
Isso facilitará com que entenda quão complexo ou simples será o uso da plataforma na realidade das suas operações.
É necessário que a plataforma de gestão garanta integração de todas as áreas em um único lugar, permitindo a otimização dos fluxos de trabalho.
A emissão de relatórios inteligentes também é algo que precisa ser levado em consideração na hora de contratar um software.
A garantia de um bom suporte deve ser uma das principais preocupações. Isso porque, mesmo com as tecnologias mais avançadas e os recursos mais modernos, falhas do sistema podem acontecer a qualquer momento.
Por isso, é fundamental que contrate um sistema de gestão para prestadores de serviços que forneça suporte adequado e rápido, sempre que precisar, independentemente do horário e do dia.
Lembre-se que há rotinas e atividades em determinadas empresas que não podem esperar a chegada dos dias úteis para ter acesso aos serviços de suporte técnico.
Caso o sistema pare de funcionar ou tenha algum sério problema, você precisará que o conserto seja realizada da forma mais rápida possível para não comprometer as operações da sua empresa, prejudicando, inclusive, o faturamento.
Escalabilidade do sistema
Mesmo que a sua empresa seja de pequeno ou médio porte com um número razoável de colaboradores, não significa que o seu negócio não pode apresentar um crescimento significativo ao longo do tempo.
Ao passo que os seus negócios vão se expandindo e novos setores vão sendo criados, seu software de gestão precisa seguir a mesma tendência de crescimento, atendendo suas necessidades operacionais do seu negócio.
Dependendo da mudanças em termos estruturais e do aumento da sua equipe, é fundamental que o sistema de gerenciamento de serviços permita que você altere o plano contratado, sempre que necessário.
Assim como permitir a inclusão de novos colaboradores ao sistema, uma boa plataforma possibilitará que a adição de novas ferramentas e serviços ao pacote inicialmente contratado.
É importante que sua equipe não perca tempo trocando de sistemas, mas sim que possa fazer adaptações ou inclusões em uma plataforma amigável, que possa se adequar à realidade empresarial.
Conclusão
Apesar dos potenciais ganhos para o seu negócio ao contratar um sistema de gestão integrado para empresas prestadoras de serviços, muitos empresários, principalmente de empresas de pequeno e médio porte ainda tentam resistir a essa tecnologia.
Uma boa plataforma de gerenciamento, quando bem utilizada, garantirá redução de tempo gasto em atividades manuais, custos com novas contratações, além de tornar a sua empresa muito mais competitiva.
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